5 Tareas de Recursos Humanos que Deben Automatizarse para Mejorar la Gestión del Talento y la Competitividad Empresarial
La automatización de las tareas de Recursos Humanos puede optimizar la gestión del talento y mejorar la competitividad de las empresas.
La automatización es una tendencia que cada vez se hace más presente en el ámbito empresarial. Se trata de utilizar la tecnología para realizar de forma más rápida, eficiente y precisa aquellas tareas que antes se hacían de forma manual, y que implicaban una gran inversión de tiempo, recursos y esfuerzo.
La automatización no solo beneficia a las áreas operativas o productivas, sino también a las que se encargan de la gestión del capital humano, como es el caso de Recursos Humanos (RRHH).
Las tareas que implica para un departamento o profesional de Recursos Humanos son multidisciplinarias y abarcan un gran campo de conocimientos y competencias. Al principio uno piensa que se limitan a la integración de nómina o a los procesos de reclutamiento, pero además de reconocer que estas tareas de por sí ya son complejas, se les empieza a sumar una serie de actividades que buscan garantizar una buena gestión del personal y todo lo que implica.
El profesional de Recursos Humanos, Gestión de Talento o como sea denominado en cada empresa es consciente de lo compleja que es su tarea y por lo tanto busca constantemente la forma de poder optimizar sus funciones, más cuando su equipo es limitado o en algunos casos toda la responsabilidad recae en una persona.
Por ello es importante hablar de 5 tareas que un profesional de la gestión del talento debe empezar a automatizar parcial o totalmente con el objetivo de ser más eficiente, disminuir la probabilidad de error y ser más competitivo:
Automatización del Cálculo de Nómina
Hace tiempo el cálculo de la nómina se hacía a mano, en hojas de carpeta y con una calculadora como mejor aliada, además, claro, de contar con conocimientos fiscales, de normatividad laboral, sin contar los tabuladores de salarios y bonos de la empresa.
Luego, con la llegada de Excel la tarea se volvió más fácil, no obstante, estaba limitada al conocimiento técnico del software, muchas veces demasiado especializado para alguien que ya tiene una gran cantidad de responsabilidades.
Hoy en día existen múltiples herramientas que permiten la automatización de la nómina, es decir que trabajan a partir de los datos iniciales con los que uno alimenta la base de datos de colaboradores y de manera automática determinan por quincena o mes el pago bruto y neto, contando deducciones y sumando bonos o comisiones, de cada colaborador.
Si bien estos softwares se actualizan conforme a los cambios en las normatividades fiscales o a la base de datos de los colaboradores, la cantidad de trabajo que implica se reduce exponencialmente.
Ahora, si no se cuenta con los conocimientos necesarios para el dominio de este tipo de softwares los servicios de maquila de nómina se vuelven un gran aliado para los responsables de tal tarea en las empresas.
Pues si bien, implica una tercerización de dicho servicio, a veces sale más barato contratar a una empresa cuyo personal se especializa en ello que comenzar a llenar nuestra propia plantilla de tales especialistas.
Tal vez en algún momento sea necesario, pero ahora es una alternativa que debes considerar.
Automatización de Procesos de Reclutamiento: Cómo la Tecnología Simplifica la Selección de Talento
Automatización de Procesos de Reclutamiento: Cómo la Tecnología Simplifica la Selección de Talento
El reclutador al final elige de unas pocas opciones al mejor talento. El problema de estos sistemas es que no siempre consideran particularidades de cada industria o mercado y son pocas las empresas que los tienen.
Pero en dónde sí se puede empezar a automatizar son en aquellos procesos que nos pueden llevar tiempo.
El primero es el filtro de C.V. y para ello plataformas como indeed, OCC o LinkedIn ya cuentan con herramientas para filtrar de un sinfín de C.V. recibidos aquellos cuyas características cumplan con lo que queremos.
Las pruebas psicométricas o por competencia también ya nos ayudan a poder predecir en gran medida el actuar de los candidatos si asumieran la vacante que estamos ofertando. Todo de manera automática sin tener que calcular de forma manual los resultados o interpretarlos con riesgo de sesgos.
Incluso tareas como las de agradecer a quienes no han sido seleccionados, que pueden ser bastantes, se facilitan.
Aunque al final tal vez hay que validar con una entrevista inicial antes de pasarlo a nuestro cliente interno, la cantidad de trabajo optimizado es enorme.
Evaluaciones Organizacionales Automatizadas: Mejorando el Clima Laboral y la Productividad
Antes, para aplicar una encuesta de clima organizacional era todo un reto en términos de planeación y logística, costoso en cuestión de tiempos y dinero.
Se tenían que imprimir las encuestas, reunir a los colaboradores en un lugar adecuado y entregarlas, o repartirlas por toda la empresa pidiéndoles que las pasaran a dejar a la oficina.
El problema es que eso era el principio, pues al final había que recopilarlas, desechar las que no cumplían las condiciones necesarias para contabilizarlas y luego empezar a capturar manualmente en una hoja de cálculo respuesta por respuesta, para al final obtener resultados y generar un reporte. Ni se diga del plan de acción.
Ahora, el proceso es más simple pues una plataforma de evaluación organizacional para medir el clima laboral, el desempeño, etc. se vuelve más accesible cuando para acceder a ella solo se necesita de un equipo electrónico que todos tienen, y aunque alguien no sea muy afín a la tecnología el facilitarle el medio se vuelve más sencillo.
Al final, con una campaña adecuada y una explicación clara y objetiva, se puede aplicar una evaluación, obtener resultados y hasta líneas de acción en cuestión de días, con solo una persona encargada de la tarea. Aunque claro habrá que evaluar cada caso.
Automatización de Evaluaciones de Desempeño: Estrategias para Impulsar el Rendimiento de los Colaboradores
Medir el desempeño individual de los colaboradores suele ser una tarea difícil y que se deja más a la percepción de los líderes con base a lo que ellos observan y a los resultados de su área.
El reto es lograr ver cómo contribuye cada persona y equipo de trabajo en el logro de esos resultados y, al mismo tiempo, si esos resultados cumplen con el objetivo planteado.
La tarea de medir el desempeño es una tarea compartida entre líderes, las áreas de estrategia y claro las de Recursos Humanos.
En este sentido el profesional de Recursos Humanos no debe asumir la responsabilidad de medir el desempeño de cada uno de los colaboradores, pero sí de facilitarle a los líderes el hacerlo.
Aunque habrá ejercicios como las encuestas de 360 grados, que implica también evaluar el desempeño de los líderes, que sí descansan en la responsabilidad de Recursos Humanos.
En ese sentido se debe contar con una buena estrategia y metodología de medición de desempeño y apoyarse en una plataforma digital que permita a los líderes reportar y registrar el desempeño de sus colaboradores.
Esto evitará que como profesionales de Recursos Humanos tengamos que recopilar manualmente, si es que se hacen, esos reportes, y conglomerarlos en algún reporte.
Pero sobre todo la idea es facilitar en términos de cultura, la rendición de cuentas y dotar a los líderes de visión.
Automatización de la Comunicación Organizacional: Herramientas Digitales para una Gestión EficienteLo que integra todo proceso organizacional es la comunicación.
Esto significa que las deficiencias en la comunicación se traducen, por lo general, en conflictos organizacionales que impactan directamente en los resultados del área o de la empresa.
Garantizar una comunicación adecuada implica saber qué es lo que se quiere comunicar, construir el mensaje de forma óptima y enviarlo por medios seguros y eficientes.
Por ejemplo, comunicar constantemente avisos de ocasión, medidas de seguridad, contingencias, llamados a reuniones o eventos es una tarea que se vuelve más complicada a medida que crece la empresa.
Pero para ello ya hay plataformas digitales, que permiten automatizar el proceso, seleccionar a quién y a quién no debe llegar el mensaje, la periodicidad, entre otros elementos.
Comunicar los objetivos de puesto y área también es importante para que todos estén en sintonía a la hora de alinear esfuerzos.
En conclusión, la automatización de las tareas de Recursos Humanos es una oportunidad para mejorar la gestión del talento, optimizar los procesos, reducir los costos y aumentar la competitividad de las empresas.
La tecnología es una herramienta que facilita el trabajo de los profesionales de Recursos Humanos, pero no lo sustituye. Por ello, es importante que los profesionales de Recursos Humanos se capaciten en el uso de estas herramientas y las adapten a las necesidades de cada empresa y de cada colaborador.