Guía para Administrar Mejor el Tiempo en el Trabajo
En una de las preguntas clave cuando se quiere mejorar la productividad es precisamente ¿cómo administrar mejor el tiempo asignado para el trabajo?
Y es que la expresión “el tiempo es oro” tiene mucho sentido en cuanto a productividad se refiere, aunque no precisamente se aplica a un valor monetario, sino que también a tener tiempo para dedicarle a otras cosas que valoramos, como la familia, los hobbies o el descanso sin que tengamos esa presión constante de tener un pendiente o que tengamos que sacrificar todo eso por cumplir con el trabajo.
Por ello se presenta a continuación una serie de consejos para ser más productivos administrando mejor el tiempo de trabajo.
1. Establecer objetivos
La falta de objetivos claros genera incertidumbre y desorientación al no saber hacia dónde se dirige uno y como enfocar el esfuerzo. Cuando los objetivos se reducen a múltiples tareas sin tener claro como se integran o que propósito superior responden entonces existe el riesgo de que no se le de la importancia necesaria a realizarla.
Por lo mismo es importante establecer objetivos claros y jerarquizarlos, es decir comenzar por establecer un objetivo general y los objetivos específicos que en suma cumplan con el primero.
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Si eres líder de un equipo o directivo, para alinear los esfuerzos primero hay que alinear los objetivos y contar con un árbol de objetivos para ver como se distribuyen en el organigrama puede ser una herramienta muy poderosa.
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Si eres colaborador o emprendedor, fijarse objetivos viables, realizables y priorizarlos es fundamental para poder tener un ritmo de trabajo integral. Se recomienda enfocarse en cada uno de ellos, aunque, si su cumplimiento requiere simultaneidad, habrá que asignar tiempos específicos para cada uno.
Recuerda, estos objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo (SMART).
2. Priorizar tareas
El no tener claras las prioridades es una de las causas más comunes por la cual tiempo de trabajo no se aprovecha adecuadamente.
Dedicarles tiempo a tareas que probablemente no son tan importantes en un momento dado en detrimento a aquellas que sí puede hacer que al final las personas trabajen extra y es que no siempre se puede distinguir entre uno y otro tipo de tarea.
Poder prever tiempos de entrega o saber en que tareas enfocarse permite también crear un plan de cómo aprovechar el tiempo.
La matriz Eisenhower es una matriz sencilla que ayuda a tener claro como poder distribuir las tareas según el nivel de importancia y urgencia que tengan. La matriz se divide en cuatro cuadrantes:
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Cuadrante I: Urgente e importante
Tareas críticas que deben ser abordadas de inmediato. Estas tareas suelen estar relacionadas con crisis, problemas apremiantes o plazos cercanos.
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Cuadrante II: No urgente pero importante
Tareas que contribuyen a nuestros objetivos a largo plazo y requieren de planificación y atención. Suelen ser actividades preventivas, planificación estratégica y desarrollo personal. Estas tareas, aunque no demandan atención inmediata, son clave para el éxito y el crecimiento.
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Cuadrante III: Urgente pero no importante
Tareas que deben realizarse pronto pero que no son cruciales para nuestros objetivos fundamentales. A menudo, estas tareas son interrupciones o actividades que otros nos delegan. Es ideal minimizarlas o delegarlas cuando sea posible.
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Cuadrante IV: Ni urgente ni importante
Actividades que representan una distracción y tienen poco valor productivo. Estas tareas a menudo consumen tiempo sin aportar beneficios significativos, por lo que deben ser evitadas o eliminadas.
Para aplicar dicha matriz es importante que cada uno haga una adaptación de ella a su entorno de trabajo y establecer acuerdos con clientes internos, jefes o persona a cargo. Sobre todo, poder prever que actividades que hoy no parecen importantes y urgentes lo serán el día de mañana.
Y para quienes no tienen personal a cargo en vez de delegar se pueden posponer siempre y cuando exista un acuerdo con el cliente o jefe directo.
3. Planificar: Con base en objetivos, tiempo disponible y prioridades.
A este punto se ha hablado de objetivos, prioridades y la cantidad de tiempo que se tiene para realizar las actividades. Ahora toca darle un orden cronológico.
Si bien puede resultar imposible construir un plan que integra todas las actividades y micro actividades que se realizan en un proceso de trabajo empezar con lo más sencillo es fundamental.
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1. Fechas de cumplimiento:
Primero empieza con establecer en un calendario fechas de cumplimiento de los objetivos planteados o parte de ellos con base al nivel de urgencia o fechas acordadas con clientes, equipos o jefes.
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2. Periodos de trabajo
En segunda es importante identificar los periodos de tiempo entre la fecha actual y las fechas de cumplimiento. Para poder asignar periodos de trabajo en cada una.
Aquí se recomienda el enfoque de tareas, aunque si estos no son posibles, entonces priorizar siempre la tarea urgente e importante, e ir asignado periodos de avance para las tareas no urgentes pero importantes.
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3. Priorizar
En tercera hay que tener cuidado cuando todo importa y todo urge porque entonces existe un problema a la hora de priorizar y establecer objetivos.
Si eres líder de equipo es probable que estés sobrecargando al personal y pronto existen conflictos entre ellos y con los clientes. Aquí hay que saber establecerles plazos a los clientes por que al querer complacer a todos terminaremos en conflicto con algunos de ellos.
Como colaborador es importante que hables con tu líder y establezcas un acuerdo y como emprendedor tendrás que establecer prioridades y de igual forma llegara acuerdos con tus clientes.
La planificación es el corazón de la administración del tiempo. Organiza tu día, semana y mes según tus objetivos, el tiempo disponible y las prioridades. Utiliza herramientas como agendas, aplicaciones de gestión de tiempo y listas de tareas para ayudarte a mantener el control. Además, es útil dividir las tareas grandes en pasos más pequeños y manejables para evitar sentirse abrumado.
4. Crear una rutina
Establecer límites: Cuando se tiene un plan a menudo termina por hacerle caso omiso o archivarlo, esto por lo general se da cuando uno es incapaz de adaptarse a la rutina establecida y poner límites o autolimites.
Disciplinarse: Crear una rutina significa disciplina, es decir repetir actividades en tiempo y forma hasta generar un habito y estas están determinadas por el calendario y la planeación.
Establecer rutinas: Para crear una rutina es importante establecer horarios para despertarse, y rituales de preparación que te ayuden a motivarte, tales como tomar un café por la maña, alguna actividad física, tener limpia tu área de trabajo.
Tener una rutina diaria puede aumentar significativamente tu productividad. Al establecer horarios fijos para tareas repetitivas y actividades diarias, reduces el tiempo que gastas en decidir qué hacer a continuación. Mantén una rutina que incluya momentos de trabajo concentrado y pausas regulares para descansar y recargar energías.
5. Evitar las distracciones
1. Identificar distracciones o actividades que poco abonan a los objetivos es fundamental y tiene que ver con la disciplina.
2. Cuando se tenga la sensación de que no se está aprovechando el tiempo de forma correcta vale la pena hacer un diagnóstico que consiste en detectar las causas o factores que eviten un aprovechamiento optimo del tiempo, tales como:
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Revisión constante de notificaciones (correos electrónicos, tickets, celular)
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Revisión constante de RRSS o páginas de internet
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Un clima laboral no favorable
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Un entorno laboral que sea proclive a la distracción
3. Desinstalar aplicaciones que distraen al inicio del día ayuda, asignar un tiempo para tareas repetitivas como revisar email y contestar también es importante, usar audífonos para abstraerse o buscar lugares tranquilos para poder trabajar.
4. Área de trabajo y tranquila para poder minimizar los distractores y tener una sensación de limpieza y área de trabajo despejada.
Si eres líder de equipo es importante que procures un ambiente organizacional propicio y reglas claras para evitar distracciones, ofreciendo alternativas para desahogar la presión como algún coffebreak, o un descanso programado.
6. Descansos programados
Aunque existan ocasiones en que una persona entre en un estado de Flow en el que pueda concentrarse por un largo periodo de tiempo haciendo una tarea esto es más una excepción que una regla. Durante las jornadas de trabajo mantener un ritmo ininterrumpido es muy difícil lograr si no se tiene el interés, la motivación y el entorno adecuado para ello.
El forzarse a esto es contraproducente y puede generar estrés y una presión excesiva, además de culpa por no poder mantener el ritmo deseado. Como lideres es importante también tomar en cuenta esto y ser consciente que las personas no son maquinas.
Para ello se recomiendan tomarse pausas cuando uno sienta que esa fluides ya se dificulta, despejar un poco la mente, tomar un café, alternar con otras tareas más sencillas, etc.
Pero al mismo tiempo disciplinarse para volver pronto a aquella tarea urgente e importante.
El método Pomodoro es muy usado para mantener estos ritmos en entornos corporativos, trabajos creativos o que implican mucho análisis. En ambientes más industriales dinámicas de activación y descansos cortos ayudan mucho a disminuir la tensión y la presión.
Delegar y decir no
No puedes hacer todo tú solo, y aprender a delegar es crucial para una administración efectiva del tiempo. Identifica las tareas que otras personas pueden realizar y confíalas a ellas. Además, aprender a decir no a tareas o compromisos que no aporten valor a tus objetivos te permitirá concentrarte en lo verdaderamente importante.
Como líder o como compañero establecer relaciones laborales positivas también mejora la posibilidad de recibir soporte por parte de los colaboradores.
Además, decir “no” a plazos imposibles o tareas que probablemente no te competen no tiene que ser mal visto y hay formas asertivas de hacerlo. Es mejor comunicar que un plazo es inviable y negociar uno nuevo que decir “sí” y de todos modos quedar mal o peor.
Para finalizar
En resumen, la gestión eficaz del tiempo y la atención no solo implica trabajar de manera continua, sino también comprender la importancia de los descansos y la delegación.
Los líderes y colaboradores deben ser conscientes de los límites humanos y fomentar un entorno de trabajo que permita pausas estratégicas para mantener un rendimiento óptimo. Del mismo modo, aprender a delegar y decir no de manera asertiva es fundamental para evitar la sobrecarga y enfocarse en tareas que realmente aporten valor. Al equilibrar estos aspectos, se puede lograr una mayor eficiencia y bienestar en el ámbito laboral.