Cómo dar una buena retroalimentación a tus colaboradores
La retroalimentación es un proceso de comunicación clave para el desarrollo de las personas y el logro de los objetivos organizacionales.
Consiste en proporcionar información oportuna y constructiva sobre el desempeño, el comportamiento o las actitudes de los colaboradores, con el fin de mejorar su rendimiento, su satisfacción y su compromiso. La retroalimentación puede tener diferentes propósitos, como:
- Reconocer y motivar a los colaboradores, al destacar sus fortalezas, sus logros y su contribución al equipo y a la organización.
- Orientar y capacitar a los colaboradores, al indicarles áreas de mejora, sugerirles acciones correctivas o preventivas, y ofrecerles apoyo y recursos para su aprendizaje.
- Promover la innovación y la creatividad de los colaboradores, al incentivar su iniciativa, su aportación de ideas, y su participación en la solución de problemas.
- Prevenir y resolver conflictos, al detectar y corregir a tiempo las posibles desviaciones, inconformidades o insatisfacciones que puedan surgir en el trabajo.
Para que la retroalimentación sea efectiva y cumpla con estos objetivos, es necesario que se dé de forma adecuada y oportuna.
¿Es la retroalimentación un regaño?
Muchas veces, los procesos de retroalimentación se descuidan o se malinterpretan, es decir, se piensa que solo se dan cuando hay una falta o un bajo rendimiento en la entrega o ejecución de un trabajo.
Pero esto no es así, la retroalimentación puede darse en cualquier momento y puede servir para mejorar algo que ya se está haciendo bien.
Sea cual sea el caso, si es una retroalimentación para corregir o para mejorar un proceso de trabajo, o incluso para reconocer un logro, se tiene que tomar con seriedad y con la idea de que este proceso va a contribuir mucho a la mejora continua y al desarrollo de los colaboradores.
Desafortunadamente, no todos los líderes saben dar una retroalimentación correcta a sus colaboradores, ya sea porque simplemente no la brindan o lo hacen de una forma poco asertiva lo que genera que no tenga el impacto que se busca.
Esto tiene que ver mucho con las habilidades de comunicación del líder, pero también con la forma en que el líder se expresa o comunica con sus colaboradores acerca de cómo pueden mejorar en su proceso de trabajo, en su relación con sus compañeros, con los clientes, proveedores u otros procesos a los que se enfrentan.
¿Tus líderes dan retroalimentación?
Muchas veces, cuando se le pregunta a un líder si da retroalimentación a su equipo de trabajo obtenemos una respuesta afirmativa, pero cuando se observa si esto se hace de forma adecuada, nos damos cuenta de que lo que ellos entienden por retroalimentación no siempre es percibido como tal por parte de las personas que están a su cargo.
“A veces la retroalimentación que se da es a modo de consejo o de charla y no se relaciona directamente con el suceso o el proceso que queremos que mejorar.”
Otras veces, este tipo de retroalimentación es inexistente o tan subjetiva que la persona que la recibe no la entiende como tal; aunque en el peor de los casos hay un tipo de falsa retroalimentación que para poder corregir algún tipo de proceso se ejerce de una forma violenta, por parte de los líderes lo cual es incorrecto o poco asertivo, lo que puede significar el surgimiento de un problema ante el riesgo de que exista un conflicto organizacional, una pérdida de confianza o de cohesión en el equipo de trabajo.
La retroalimentación debe ser positiva
Contrariamente a lo que algunos piensan (porque es común), una forma correcta de retroalimentación no debe ser agresiva, mediante regaños, gritos, exposiciones o evidenciando a una persona por lo que hizo mal o no logró.
Es totalmente falso e incorrecto hacerlo de esta forma y aunque hay personas que afirman que les funciona este tipo de feedback no es sostenible a mediano o largo plazo dentro de una organización.
Es más, pueden minar las estructuras, los procesos de trabajo e incluso poner en riesgo los procesos productivos o de prestación de servicios cuando se abusa de esta forma.
Por eso, me gustaría en este artículo hablar un poco sobre las ventajas de una correcta retroalimentación y poder brindar cinco consejos de cómo hacer una buena retroalimentación.
Consejos para dar una buena retroalimentación
A continuación, te presentamos cinco consejos que te pueden ayudar a dar una buena retroalimentación a tus colaboradores, y así mejorar tu comunicación y tu liderazgo.
Ver la retroalimentación como un proceso positivo
El primer consejo que es importante establecer aquí es que se debe ver la retroalimentación como un proceso positivo.
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Un proceso positivo de retroalimentación no solo implica en lo que se quiere comunicar sino en las formas para hacerlo. Cuidar las palabras para que tengan un efecto positivo.
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Además, debeos usar un lenguaje respetuoso y señalando puntos fuertes con los que el colaborador pueda tener confianza de hacer mejor las cosas.
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Cuando el proceso de retroalimentación surge a partir de un proceso de evaluación que se hace, por ejemplo, a partir de una encuesta a los clientes tanto internos como externos, o mediante una encuesta 360 se debe recordar en todo momento que el proceso es para mejorar y dejar de lado el discurso punitivo en el cual advertimos de las consecuencias de un mal resultado.
Tenemos que empezar a cambiar la visión de una retroalimentación punitiva y poder lograr que los procesos de retroalimentación sean vistos como una oportunidad de obtener una información que, de otra forma, no vamos a poder ver para poder mejorar nuestro proceso de trabajo.
Dejar fuera todo elemento emocional o de violencia
El siguiente consejo, no está de más decirlo, es que los procesos de retroalimentación tienen que dejar fuera todo elemento emocional o de violencia que puedan llevar consigo a la hora de transmitir el mensaje, es decir, ser capaces de despersonalizar el proceso de retroalimentación.
Es importante que las personas entiendan que lo que se les está diciendo no es producto de una acción personal o de alguna rencilla existente dentro de la empresa, sino que es producto de un proceso objetivo de observación y evaluación sobre el desempeño de trabajo y que se deja de lado todo lo personal que pueda existir.
Lo anterior es sumamente importante porque, si no se deja claro que los procesos de retroalimentación no son personales, entonces probablemente uno se pueda encontrar con personas que tienden a tomar los procesos de retroalimentación como una especie de venganza o como una especie de persecución hacia ellos de la que están siendo víctimas, aunque esto no necesariamente sea así.
Hay que cuidar mucho en el discurso mediante un proceso formal y positivo siempre introduciendo con la finalidad del proceso de retroalimentación.
Procurar la retroalimentación de forma proactiva
Otra forma correcta de dar retroalimentación es procurarla de forma proactiva, es decir, no esperarnos a que finalice un proceso de trabajo o a que esto se dé cada cierto tiempo después de una evaluación 360 o de clima organizacional.
Hay que ser capaces de acompañar a nuestros colaboradores durante el ejercicio de su trabajo para poder brindarles de información que les sirva para mejorar lo que están haciendo.
Esto no solo significa corregir, sino también reconocer y señalar lo que se está haciendo bien para que ellos puedan formarse de un criterio que les permita saber si van por buen camino o no.
La proactividad en los procesos de retroalimentación también afianza la comunicación y dan confianza a los colaboradores para poder preguntar o validar alguna información.
Ser asertivo en el mensaje
En un proceso de comunicación el que una persona entienda el mensaje depende en gran medida de la persona que trasmite ese mensaje.
Esto quiere decir que no se puede asumir que al momento de dar feedback demos por hecho que nuestro mensaje quedó claro y entendido. El líder tiene mucha responsabilidad para que esto se logre.
No todos los líderes somos capaces de ser tan elocuentes como quisiéramos, pero sí es importante poder planear un poco cómo vamos a decir las cosas, saber o incluso anotar cuáles son los elementos por resaltar que queremos decir en nuestro mensaje, cuáles son los elementos que consideramos son más importantes que el colaborador debe conocer a la hora de recibir su retroalimentación.
Al final, una conversación o un mensaje asertivo va a dejar de lado las interpretaciones individuales y que el mensaje sea entendido de forma diferente entre el colaborador y el líder. No nos olvidemos de preguntar si hay alguna duda y mantener apertura ante ellas.
Sustentar la retroalimentación con evidencias
Otra forma de dar una buena retroalimentación es sustentar esa retroalimentación, lo que significa, acompañar la retroalimentación con argumentos objetivos.
Ojo, no hay que malentender aquí, no se trata de presentar una serie de pruebas que culpen al colaborador, sino de poder mostrar al colaborador cómo los consejos, los tips o las enseñanzas que se le están transmitiendo tienen una funcionalidad en mejorar el desempeño de trabajo, ya sea corrigiendo o reforzando.
Retroalimentar sobre la práctica ayuda a ello, aunque no siempre es posible, pero ayudarnos de elementos que nos permitan sostener lo que se quiere transmitir, siempre y que sea necesario, la mayoría de las veces hay un entendimiento ético y se espera del colaborador una responsabilidad y al mismo tiempo que pueda tener el derecho y la capacidad de aclarar las cosas. No siempre se puede tener la razón y esto es importante.
Cuando el proceso de retroalimentación es precedido por una evaluación 360, una evaluación de clima organizacional, una evaluación de desempeño, pues es una oportunidad clara de poder fundamentar la retroalimentación, pero siempre formalizándola para que la persona, como se dijo antes, no la tome personal y la tome realmente como una oportunidad positiva de poder mejorar dentro de su trabajo y dándole voz para que pueda contextualizar las cosas.
Para recordar
Esperamos que estos consejos te sean de utilidad para mejorar tu habilidad de dar una retroalimentación efectiva a tus colaboradores, y así contribuir a su desarrollo y al éxito de tu organización.
Recuerda que la retroalimentación es un proceso de comunicación que debe ser positivo, oportuno, respetuoso, claro y objetivo, y que debe orientarse a la mejora continua y al reconocimiento del potencial de las personas.