¿Cómo controlar el ausentismo en las empresas?
¿Cuáles son las principales causas del ausentismo en las empresas?
Uno de los problemas organizacionales más comunes es tener una alta tasa de ausentismo en las empresas, es decir, el resultado del total de días de ausencia sumados de los colaboradores entre el total de días laborados sumados de los mismos.
A menudo se suele culpar a los trabajadores o a la cultura del mercado laboral, no obstante, el ausentismo va a depender en gran medida de la organización de la empresa, la cultura organizacional, el liderazgo y los esquemas de horarios con los que cuente, aunque también de los procesos de reclutamiento.
Normalmente, cuando estamos abordando el tema del ausentismo en las empresas, podemos empezar a identificar una serie de factores, pero es muy importante poder identificar cuáles son las principales causas o factores que están haciendo que vaya esta incidencia por parte de los colaboradores o por parte de la organización o de la empresa misma.
La idea es tener una visión periférica sobre cuáles pueden ser las causas y no encasillarnos en transmitir la responsabilidad a otro sin antes vernos o cuestionar nuestra forma de organización.
Causas del ausentismo
La idea en este artículo es poder brindar un poco de luz mencionando las principales causas que se pueden detectar del ausentismo en las empresas y, en este sentido, nos vamos a dar cuenta de que estas causas tienen que ver más con la interacción que hay entre los colaboradores y la empresa que de manera unitaria o de manera unilateral por parte de uno o del otro. Es una corresponsabilidad que tiene causa y efecto
Mal reclutamiento
El primero tiene que ver con un mal reclutamiento. No me estoy refiriendo a simplemente elegir una persona con un perfil inadecuado, poco responsable o mal preparada. A veces tiene que ver con no poner en claro la región o área geográfica de las personas a contratar.
Por eso hay que tomar en cuenta lo siguiente:
Perfiles de puesto
Movilidad
Valores
A la hora de diseñar los perfiles de puesto es importante ver cuáles son las áreas geográficas que nos importa tener contratadas a las personas porque estas áreas geográficas van a determinar mucho la dificultad que tienen a la hora de llegar o acercarse a la empresa.
Hay que preguntarnos si la persona tiene automóvil o no y considerar cuánto tiempo una persona tardaría en llegar desde esas áreas hacia la empresa. En las empresas de giro industrial, nos vamos a encontrar que la mayoría de los colaboradores no usan automóvil y que se valen del transporte público.
Entonces, tenemos que ubicar cuáles son las principales líneas de transporte público que conectan con la empresa de tal forma que no tengan que transbordar más de dos líneas de transporte público y que estas no queden a más de una hora de la empresa.
A veces, cuando no ponemos este variable de importancia en nuestros perfiles de puesto, terminamos por contratar a personas sin considerar la distancia o el tiempo que se tardan en llegar a la empresa. Las personas, con tal de acceder a un trabajo, muchas veces sobreestiman esta capacidad de movilización y terminan con una gran dificultad para transportarse hacia la empresa.
Claro, también hay que validar los valores de la persona en cuanto a puntualidad y asistencia, sobre todo en ver cómo equilibran la parte profesional con su vida personal o si tienen otro tipo de ingresos, cómo equilibran ese otro tipo de actividades con el trabajo que van a desempeñar en la empresa.
Aplicación laxa de los reglamentos
Otra razón por la cual se da un ausentismo en las empresas es por una aplicación laxa de los reglamentos en la misma empresa.
Cuando una persona entra a una empresa, por muy responsable o por muchos valores que tenga, al observar que en la empresa hay mucha flexibilidad o hay una aplicación nula de los reglamentos, empieza a relajarse y esto tiene que ver mucho con la asistencia o con los horarios de entrada.
Es importante, en este sentido, que los reglamentos se apliquen al pie de la letra. Para ello, lo que hay que hacer es:
1. Que el reglamento de trabajo considere esquemas que atiendan la asistencia y la puntualidad
2. Difundir y dar a conocer los reglamentos
3. Capacitar a los líderes para una correcta aplicación de los reglamentos
4. Establecer esquemas de flexibilidad considerando circunstancias de los colaboradores
Esto va a generar una cultura de organización apegada a dichos reglamentos y que las personas no tiendan a relajarse en el cumplimiento de estos.
Valores organizacionales
El factor por el cual se puede dar una alta tasa de ausentismo tiene que ver con los valores, tanto aquellos que ejercen los colaboradores o que ya traen previamente, y aquellos que se transmiten en la empresa.
Aun con la existencia de un reglamento fuerte y que se aplique, la idea de tener una organización con valores fuertes y una cultura organizacional fuerte también hace que las personas se acoplen a comportamientos esperados en cuanto al deber ser sin necesidad de que haya un reglamento.
La idea de los reglamentos es precisamente alinear, delimitar o establecer reglas de comportamiento, mientras que los valores buscan que las personas de manera natural y sin la existencia de una figura punitiva, como lo puede ser un reglamento, puedan ejercerlos.
Es importante entonces reforzarla cultura organizacional mediante:
Dinámicas de integración
Campañas o planes de acción
Elementos de identidad
Reforzamiento de valores
Liderazgo ejemplar
Lo anterior con el fin de que los colaboradores por sí mismos puedan entender y ser conscientes de la importancia que es para ellos.
Estrategias para combatir el ausentismo
Medición del problema
Primero hay que medirlo para dimensionar el problema, saber lo que nos está costando y cuánto pudiéramos ahorrar de controlarlo. Esto con la finalidad de saber cuánto podemos invertir.
Descripción correcta de perfiles
Para controlar o contener una tasa alta de ausentismo existen diferentes estrategias sencillas en las que no es necesario gastar tanto dinero. Sin embargo, requieren de una planeación, disciplina y concientización por parte de los líderes y de los colaboradores para que esto pueda tener efecto.
La primera estrategia tiene que ver con una correcta descripción de los perfiles de puesto que, como se dijo antes, contemple también las ubicaciones geográficas en las que se va a contratar al personal con el fin de poder asegurarnos de que no van a batallar en su transporte hacia el trabajo.
La mayoría de las causas por las cuales las personas faltan es a veces por esta dificultad. Entonces, tenemos que ser muy cuidadosos en ello y también en el perfil de puesto tenemos que considerar los valores que requerimos y saber cómo detectarlos durante los procesos de reclutamiento.
Procesos de reclutamiento eficaces
Contar con procesos de reclutamiento eficaces que nos permitan detectar bien cuando los colaboradores carecen de estos valores o de este sentido de la responsabilidad, y que en conjunto con la descripción de los puestos y perfiles, va a ser una herramienta muy poderosa.
En este sentido, hay que buscar la manera en que los reclutadores sean eficientes y eficaces y que no por la prisa o la presión de contratar o de llenar huecos terminen por aceptar a todos los candidatos que se acerquen a la empresa. En este sentido, habrá que ver cómo están realizando su trabajo para que podamos captar a los colaboradores que cumplan con los requisitos del perfil de puesto.
Esquemas flexibles de trabajo
Debemos contar con esquemas flexibles de trabajo. No se refiere, como a veces se piensa de manera errónea, a que las personas puedan entrar a la hora que quieran o tomarse ciertas libertades. Significa que hay que planear y ordenar nuestros horarios de trabajo de una manera que el trabajo se distribuya correctamente para ofrecer diferentes alternativas de horario a los colaboradores sin que esto sea un desorden.
Beneficios de los esquemas flexibles
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Un esquema de horarios escalonados funciona mucho para las personas que viven más lejos y no tengan problema con salir más tarde en su jornada laboral.
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Los esquemas rígidos homogenizan los horarios sin considerar las diferencias personales en cuanto a vida personal o necesidades.
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Busca un mejor equilibrio entre la vida personal y laboral de los colaboradores mediante una organización correcta de las cargas de trabajo y la distribución de los tiempos.
Recordemos que trabajamos con personas y, por mucho que pidamos prioridad para la empresa, las personas siempre considerarán como prioridad su vida personal y familia.
Propuesta
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Ofrecer horarios escalonados que puedan ser una solución efectiva.
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Planificar esta flexibilidad de manera que sea factible dentro de empresas de giro industrial.
Esquemas de bonos
Un esquema de bonos también ayuda a garantizar la puntualidad y la asistencia en el trabajo, pero aquí hay que tener cuidado.
Hay esquemas de bonos que básicamente son castigos económicos escondidos o disfrazados de bonos. Evitemos dar bonos de puntualidad en los que se le pide a los colaboradores un 100% de puntualidad o de asistencia, porque si las personas fallan en los primeros días del mes y no logran este bono de puntualidad, es muy probable que el resto de los días ya no tengan interés por el mismo.
Manejemos algún esquema de rangos de porcentaje que les permita a ellos gestionar este aspecto. No obstante, los esquemas de puntualidad en términos fiscales también pueden ser un beneficio.
Líderes bien capacitados
Tengamos nuestros líderes bien capacitados. Esto tiene que ver en cuanto a la identidad y a la disciplina que ellos tienen dentro de esos puestos de trabajo.
Al final, son los líderes los que aplican en gran medida los reglamentos en el trabajo en conjunto con las autoridades pertinentes dentro de la empresa. Un buen líder puede lograr inspirar y motivar a su equipo de trabajo para que estos cumplan con lo acordado, y esto tiene que ver mucho con los horarios, la puntualidad y otras responsabilidades.
Pero para ello, tenemos que capacitar bien a los líderes para evitar que sean muy permisivos con sus colaboradores y que propicien ese tipo de tasas de ausentismo, y por otro lado, evitar que sean tan rígidos que haga que los colaboradores, en la necesidad de elegir, no opten por perderlo todo para atender una necesidad.
Facilitar el transporte
Hay otros elementos que se pueden considerar para evitar el ausentismo. Uno de ellos que yo recomiendo, sobre todo en empresas ya grandes, es poder facilitar el transporte de sus colaboradores.
En el giro industrial o en sectores industriales, proveer un transporte a los colaboradores que pueda acercarlos en sus rutas cotidianas de transporte para llegar a la empresa ayuda bastante. Incluso, cuando uno hace el cálculo financiero de lo que tiene que invertir para poder ofrecer ese tipo de transporte o lo que se termina ahorrando en términos de ausentismo o en puntualidad, nos damos cuenta de que suele ser una inversión cuando esto es bien planeado.
Entonces, poder garantizar un transporte, sobre todo para aquellas empresas de difícil acceso, puede convertirse en una inversión y una solución muy eficaz para temas de ausentismo
Conclusión
En resumen, el ausentismo laboral es un problema multifacético que puede afectar significativamente la productividad y el ambiente de trabajo de una empresa. Para controlarlo, es crucial identificar correctamente las causas, las cuales pueden incluir desde un mal reclutamiento y una aplicación laxa de reglamentos, hasta la falta de una cultura organizacional fuerte y valores compartidos.
Implementar estrategias eficaces, como la correcta descripción de perfiles, procesos de reclutamiento precisos, esquemas flexibles de trabajo, bonos bien diseñados y el transporte facilitado, puede ayudar a mitigar el ausentismo. Además, la capacitación adecuada de los líderes es esencial para asegurar el cumplimiento de las normas y motivar a los colaboradores a mantener un alto nivel de asistencia y puntualidad.
Reflexionando sobre el tema, es evidente que la responsabilidad no recae únicamente en los empleados, sino también en la estructura y cultura de la empresa. Una organización que invierte en entender y mejorar las condiciones de trabajo seguramente verá una reducción en las tasas de ausentismo, promoviendo un ambiente laboral más productivo y armonioso.