Cómo Reducir Costos Ocultos en Reclutamiento y Optimizar Recursos
Un proceso de reclutamiento o headhunting es un proceso complejo, aunque no por ello significa que no pueda ser eficiente y efectivo.
El problema es cuando no existe un proceso definido para poder cubrir una vacante, con pasos a seguir, tiempos determinados, una buena descripción de puesto y perfil y demás requerimientos, o cuando aun existiendo no se sigue, ya sea por desconocimiento o presiones del cliente interno o externo.
Lo anterior hace que los procesos de reclutamiento puedan acarrear consigo una serie de vicios que ponen en riesgo la efectividad del proceso y que además generan costos que no se ven a primera vista pero que existen en forma de tiempos, riesgos y/o recursos empleados en él.
En este artículo abordaremos aquellos factores que suelen generar costos ocultos en los procesos de reclutamiento y headhunting y que además suponen un riesgo a la efectividad del proceso.
Perfiles Inalcanzables
Es común que todos quieran siempre lo mejor y no está mal. El problema recae cuando los requisitos planteados en un perfil de puesto exceden con creces lo que requiere dicho puesto de trabajo, y no porque se tenga el deseo legítimo de querer a la persona mejor calificada, sino porque la existencia de requisitos que excedan lo necesario requiere también una oferta económica congruente a lo que se está pidiendo y no siempre rentable para las actividades que se terminarán haciendo.
Por cada requisito que uno pone en un perfil de puesto es probable que en el mercado laboral aumente el costo de dicho perfil y en este sentido van a suceder dos cosas:
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1. Incongruencia entre lo solicitado y lo que se ofrece
La primera es que nadie con esas credenciales va a sentirse atraído por la vacante sin un sueldo congruente con lo que se está pidiendo aun cuando las actividades finales del puesto lo justifiquen. Es por eso por lo que el perfil debe ser congruente con el puesto.
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2. Riesgo de perfiles sobrecalificados
La segunda es que aun cuando se logre cubrir la vacante, la persona con tales credenciales va a aceptar el puesto porque desconoce su verdadero valor en el mercado laboral o porque enfrenta circunstancias que lo orillan a aceptar el puesto, y en esta situación, una vez que logre salir de tales circunstancias o se dé cuenta de su valor en el mercado laboral, es probable que lo deje, a no ser que existan probabilidades de crecimiento internas.
Recomendaciones con Fast Track
Una vacante no solo es atractiva para quien busca un trabajo, sino que también lo es para quien quiera posicionar cercanos y, aunque hay quienes de manera sincera conocen personas que harían match con la vacante, hay que tener cuidado con las recomendaciones fast track, es decir, que, por ser recomendados por alguien de confianza, no pasen por el resto de los filtros que se establecieron en el proceso.
Es importante recordar que la opinión de las personas es subjetiva y se vuelve objetiva cuando se somete a un proceso racional en donde se cruza con otros indicadores, pruebas y hasta opiniones que validen lo que se está diciendo.
Además, aunque se piense que no, este tipo de contrataciones es visible por los otros candidatos o incluso los que ya trabajan en la empresa y genera incertidumbre acerca de los procesos, no solo de reclutamiento, sino que también en los de desarrollo y sucesión.
¿Cuándo sí funcionan las recomendaciones?
Las recomendaciones pueden ser de gran ayuda y agilizan los procesos de prospección, pero siempre es importante que estas pasen por el proceso por el que pasaría el resto de los candidatos sin que exista una ventaja o un privilegio artificial de uno sobre otros, salvo el dominio de sus competencias y el apego al perfil buscado.
De lo contrario, se deja de cubrir el riesgo de que la persona contratada no sea competente para el puesto y esto genera costos si es que se debe reponer o riesgos de productividad si uno, por la recomendación, se siente comprometido a mantener a esa persona ahí.
Convocatorias o Filtros Muy Amplios
Una correcta descripción de puesto describe y especifica las funciones, tareas, responsabilidades y hasta objetivos de un puesto de trabajo con base en su proceso de trabajo y de aquí se define el perfil idóneo para poder cumplir con dicho puesto. Con base en los elementos anteriores, es importante diseñar una convocatoria que sea eficiente y equilibrada.
Por un lado, evitar poner requisitos muy abiertos que la mayoría de las personas que la vean sientan que pueden cumplir, porque la cantidad de aplicantes será excesiva y entre ellos pueden perderse buenos perfiles y/o seleccionarse a perfiles no adecuados que generan costos por entrevistas innecesarias y aplicación de pruebas que orillen a tener que volver a reponer el proceso y volver a filtrar los perfiles.
Por otro lado, llenar de requisitos una convocatoria a tal nivel que sea imposible que haya alguien que cumpla con todos hará que haya escasez de aplicantes, sin mencionar que a más requisitos el salario deberá estar justificado.
Ahora que sí es necesario y se tiene para pagarlo, incluso puedes buscar en el mercado laboral internacional. Lo importante es que las convocatorias para cubrir vacantes sean asertivas y precisas.
Por ejemplo, en vez de poner una lista interminable de las competencias necesarias para poder diseñar un edificio de departamentos para una empresa desarrolladora de inmuebles se puede resumir eso en:
“Experiencia probada liderando equipos de diseño arquitectónico de proyectos de desarrollo inmobiliario en el área residencial”.
Esta frase ya habla de que se necesita alguien con competencias de líder, en un área específica que es el desarrollo inmobiliario residencial y en un proceso específico que es el diseño arquitectónico y por ende todas las competencias que se requieren para ello y las cuales deberán validarse con la descripción del puesto y lo que pueda probar el candidato.
Pruebas y Requisitos Innecesarios
No hay duda de que habrá lectores que se hayan encontrado en procesos de contratación en donde se les pone una prueba que consideran innecesaria o burocrática.
Vale la pena hacer un artículo especificando varios ejemplos en este apartado, pero aquí mencionaremos algunos:
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Formularios extensos y llenos de requisitos para solo aplicar en un puesto.
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Baterías de pruebas psicométricas con pruebas que ni siquiera son necesarias para el puesto a cubrir y que lo único que hacen es sesgar los resultados de las que sí ante el estrés que esto genera.
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Solicitud excesiva de documentaciones que poco tienen que ver con la efectividad del proceso de reclutamiento.
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Entrevistas innecesarias e interminables con el jefe del jefe del jefe directo, o los clientes internos o compañeros de trabajo que tendrá.
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Exámenes, pruebas situacionales o assessment center en puestos operativos de bajo impacto sin un diagnóstico para saber si son necesarias (hay casos en los que sí pero no en la mayoría).
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Asignar proyectos muestra que implican poner a trabajar sin remuneración al candidato (hay otras formas).
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Movilizar físicamente al candidato para que tenga que ir de un lado a otro a entregar documentación o realizar entrevistas innecesarias.
Y seguramente al lector se le ocurrirán muchas otras que haya vivido en carne propia.
Todos estos procesos innecesarios y excesivos, más que asegurar la idoneidad del candidato o candidata, al ser vistos como filtro, son un preámbulo de lo que las personas encontrarán en la empresa una vez contratados y los mejores talentos definitivamente no encontrarán valor en ello.
Tiempos de Espera Excesivos
Este es muy común y no es sinónimo de tomarse el tiempo para garantizar el mejor perfil.
Es importante establecer tiempos en cada paso
Establecer tiempos de recepción de solicitudes y currículums, tiempos de revisión de estas para realizar las llamadas de exploración, tiempos de entrevistas, pruebas, etc. Y es importante comunicar esto a los candidatos.
No generar incertidumbre
En primer lugar, para no generar incertidumbre a alguien que probablemente ya la está viviendo en un proceso de búsqueda de trabajo; y en segundo lugar, porque el mejor talento, que es el que hará rentable a tu empresa, se mueve rápido y las empresas más eficientes en estos procesos se harán con él.
Garantizar la disponibilidad del talento
Esperar hasta 3 meses desde que alguien envía un CV hasta que llamen es desperdiciar el tiempo del equipo de reclutamiento y de los candidatos porque en ese tiempo es probable que muchos de ellos ya no estén disponibles y se tenga que lanzar otra convocatoria.
O que pase mucho tiempo desde las entrevistas hasta que se decida por el mejor perfil es arriesgarse a que ese perfil ya no esté disponible y se tenga que reponer todo a la vez o se elija a otros por su disponibilidad más que por su idoneidad.
¿Cómo mejorar los tiempos?
La recomendación aquí es que se abran periodos determinados de reclutamiento y head hunting en el que se reciban solicitudes, se apliquen pruebas, se realicen entrevistas y se elija a un candidato, y si no se elige a alguno, volver a abrir otro periodo de reclutamiento. Además, acordar estos tiempos con el cliente para comprometerse seguirlos.
Si lo anterior no funciona, entonces lo más probable es que el error esté en la convocatoria, la descripción del perfil o la forma de prospectar.
Ampliación o Modificación Artificial del Proceso
Esto tiene que ver mucho con el punto número 5 sobre requisitos innecesarios. Pero cambiar las reglas cuando el juego ya ha iniciado no es correcto.
Agregar requisitos, pruebas no contempladas originalmente o hacer solicitudes en el último momento habla más de una falta de planeación que de un proceso efectivo de selección.
Esto puede tirar por la basura todo el tiempo que ya se gastó en recibir solicitudes, seleccionar ternas, aplicar pruebas y demás, sin contar el tiempo que han gastado los candidatos en un proceso que pudieron evitar si al principio se hubieran especificado lo que por ocurrencia ahora se estableció.
Esto genera costos, latencias e inconformidades que pueden hacer que los mejores talentos se sientan defraudados.
Cambiar el sueldo ofrecido, el lugar de trabajo o agregar un requisito que no se contempló es un gasto innecesario para todos, de ahí la importancia de que los procesos de reclutamiento estén a cargo de un profesional que sea capaz de disciplinar a los clientes internos para llevar a cabo la tarea.
Reflexión Final
En última instancia, la clave para un proceso de reclutamiento exitoso radica en la planeación y en la claridad desde el principio.
Es esencial que las empresas comprendan que el talento no solo busca un empleo, sino también un ambiente de trabajo justo, eficiente y respetuoso.
Al evitar los costos ocultos y los obstáculos innecesarios, las organizaciones no solo atraerán a los mejores candidatos, sino que también demostrarán su compromiso con la excelencia y el respeto hacia el tiempo y los esfuerzos de todos los involucrados.
Un proceso de reclutamiento bien gestionado es, en esencia, una promesa de valor que la empresa hace a sus futuros colaboradores, asegurando que el camino hacia una relación laboral fructífera esté libre de trabas y sea mutuamente beneficioso.