¿Cómo crear y aplicar un código de ética en tu empresa?
Un código de ética es un documento que establece los principios, valores y normas de conducta que deben regir el comportamiento de los miembros de una organización.
Su objetivo es fomentar una cultura ética, prevenir conflictos, mejorar la reputación y generar confianza entre los clientes, proveedores, socios y la sociedad en general.
Crear y aplicar un código de ética no es una tarea sencilla, ya que implica un proceso de reflexión, consenso, comunicación y seguimiento que debe involucrar a todos los niveles de la empresa.
Además, el código de ética debe ser coherente con la misión, visión y valores de la organización, así como con las leyes y normas vigentes.
En este artículo te explicamos cuáles son los pasos que debes seguir para crear y aplicar un código de ética en tu empresa:
-
1. Definir valores y preceptos éticos
El primer paso para crear un código de ética es definir los valores y los preceptos éticos que quieres que guíen el actuar de tu empresa y de tus colaboradores. Estos deben reflejar la identidad, la filosofía y la cultura de tu organización, así como los compromisos que asumes con tus grupos de interés.
Para definir tus valores y preceptos éticos puedes partir de las siguientes preguntas:
- ¿Cuáles son los valores positivos que han definido hasta ahora tu empresa?
- ¿Cuáles son los valores que te gustaría reforzar en el futuro?
- ¿Qué comportamientos en tu empresa te gustaría que la diferenciaran del resto?
- ¿Cuáles son los comportamientos no negociables en tu empresa?
- ¿Cómo ayudan estos valores a cumplir los objetivos de la empresa?
Es importante que al definir tus valores y preceptos éticos tengas en cuenta la realidad de tu empresa, el sector al que perteneces, las expectativas de tus stakeholders y las buenas prácticas del mercado. Así evitarás crear un código de ética poco realista, incoherente o desactualizado.
También es recomendable que consultes a tus colaboradores, clientes, proveedores y otros actores relevantes para que te den su opinión y sugerencias sobre los valores y preceptos éticos que consideran importantes. De esta forma, podrás crear un código de ética más participativo, representativo y legítimo.
-
2. Establecer un comité de ética
El segundo paso para crear y aplicar un código de ética es establecer un comité de ética que se encargue de redactar, difundir, implementar y supervisar el cumplimiento de este.
No te preocupes, la existencia de un comité no implica que sus miembros dediquen el 100% de su tiempo a él, pero ayuda a su seguimiento, validación y a los procesos de toma de decisiones.
Este comité debe estar integrado por personas de diferentes áreas, niveles jerárquicos y perfiles de la empresa, que tengan conocimientos, experiencia y compromiso con la ética.
Las funciones del comité de ética pueden variar según el tamaño, la estructura y las necesidades de cada empresa, pero en general se pueden resumir en las siguientes:
- Redactar el código de ética y presentarlo para su validación y aprobación
- Comunicar de manera activa y pasiva el código de ética.
- Atender dudas sobre el código de ética o indicar a quien acercarse para hacer alguna denuncia.
- Dar recomendaciones y apoyar su implantación
- Dar seguimiento de cumplimento
El comité de ética debe reunirse con una frecuencia regular y no es necesario que sea exclusivo de ese tema. Se pueden aprovechar comités relacionados para abordarlo como el de la NOM-035 cuya temática es complementaria.
-
3. Crear un documento sencillo, claro y aplicable
El tercer paso para crear y aplicar un código de ética es redactar el documento que lo contenga, basándose en los valores y preceptos éticos previamente definidos. El código de ética debe ser un documento claro, conciso, preciso y accesible, que exprese de forma objetiva y comprensible los principios y normas que se esperan de los miembros de la organización.
El contenido y la estructura del código de ética pueden variar según el tipo, la complejidad y la finalidad de cada empresa, pero en general se pueden incluir los siguientes elementos:
- Contexto de su aplicación
- Objetivo
- Vigencia y jurisdicción
- Valores
- Comportamientos esperados
- Faltas y comportamientos reprobados
- Procesos de seguimiento y sanción
Es importante que al redactar el código de ética se eviten los tecnicismos jurídicos, las ambigüedades, las contradicciones y las generalizaciones, que puedan dificultar su comprensión y aplicación.
Asimismo, se debe cuidar la ortografía, la gramática, la sintaxis y el estilo del texto, para que sea coherente, fluido y profesional.
-
4. Comunicar y difundir
El cuarto paso para crear y aplicar un código de ética es comunicar el documento a todos los miembros de la organización y a los grupos de interés externos. Esto implica no solo informar sobre la existencia y el contenido del código de ética, sino también generar conciencia, compromiso y participación en su cumplimiento.
Para comunicar e implementar el código de ética se pueden utilizar diferentes estrategias, tales como:
- Distribuir el documento mediante vías electrónicas, tablones o pantallas.
- Procurar que la comunicación sea didáctica y llamativa.
- Organizar platicas e insertarlo en los procesos de onboarding y capacitación.
- Crear elementos simbólicos y semióticos que recuerden su existencia y cumplimiento.
- Tener de aliados a los líderes es fundamental ellos son los mejores embajadores, con su ejemplo y voz.
La comunicación y la implementación del código de ética deben ser constantes, periódicas y adaptadas a las características y necesidades de cada público objetivo. Así se logrará que el código de ética se convierta en una guía de referencia y en una herramienta de mejora continua para la empresa.
-
5. Atiende y da seguimiento
Realmente la inserción de un código de ética tiene que ver más con revestir y comunicar los valores que se busca aplicar en todos los procesos de la empresa mediante la comunicación y el ejemplo de los líderes.
Pero sobre todo con la atención mediante el reconocimiento a las buenas prácticas y la atención a las faltas que se hagan a dicho código.
Si contamos con un código de ética, pero no se reconoce las prácticas destacadas probablemente el incentivo positivo que se necesita para que los colaboradores lo hagan suyo sea insuficiente.
Por otro lado, ante una falta, si lo que reina es la impunidad, sobre todo en líderes o posiciones de poder, es probable que dicho código, aunque exista y se difunda, sea letra muerta a percepción de los colaboradores.
Por ello hay que dar seguimiento y atención a quejas y resolverlas, cuando tras una investigación, se llega al a conclusión de que alguien a faltado a el y por lo tanto se hace acreedor a una sanción.
No olvidemos los beneficios
Crear y aplicar un código de ética en tu empresa puede traerte múltiples beneficios, como mejorar el clima laboral, aumentar la productividad, fortalecer la confianza, diferenciarte de la competencia, aportar valor social y ambiental, y prevenir riesgos legales y reputacionales.
Para ello, debes seguir una serie de pasos que te permitan definir tus valores y preceptos éticos, establecer un comité de ética, redactar el documento del código de ética, y comunicar e implementar el mismo de forma efectiva y participativa.
Recuerda que el código de ética debe ser coherente con la realidad, la cultura y los objetivos de tu empresa, así como con las expectativas y las demandas de tus grupos de interés.
Además, debes revisar y actualizar el código de ética periódicamente, para adaptarlo a los cambios y a las oportunidades de mejora que se presenten. Si necesitas ayuda profesional para crear y aplicar un código de ética en tu empresa, puedes contactarnos y te asesoraremos con gusto.