Cómo dar y recibir retroalimentación
La retroalimentación es uno de los elementos más importantes en el desarrollo personal y profesional de todos nuestros colaboradores.
¿La razón?
A menudo, la naturaleza humana nos inclina a identificar qué pueden mejorar los demás, pero raramente nos detenemos a analizarnos a nosotros mismos para ver en qué podemos mejorar. Aún más, aunque observamos a los demás para identificar sus áreas de mejora, rara vez somos abiertos y se lo mencionamos.
Esto no es porque seamos egoístas o desinteresados en los demás. La realidad es que el dar y recibir retroalimentación no es algo que se dé naturalmente en la mayoría de las personas. Preferimos optar por no “causar un conflicto”, pensando que nuestros comentarios podrían ofender a quien los recibe.
Pero hoy quiero compartirte que implementar estos procesos en una organización no es difícil; solo es necesario saber por dónde comenzar y cómo fomentar este proceso entre todos los colaboradores.
¿Qué es la retroalimentación?
La retroalimentación es una de las mejores formas que tenemos para conocer nuestras fortalezas y áreas de oportunidad y poder actuar sobre estas para crear un plan de desarrollo.
En concreto, la retroalimentación son los comentarios que nos dan nuestros compañeros de trabajo sobre nuestro desempeño o la manera en que llevamos a cabo nuestras actividades profesionales.
Podríamos detallar más sobre el significado de retroalimentación si nos enfocamos en qué es una buena retroalimentación o una mala retroalimentación. Pero mejor enfoquémonos en el ¿cómo?
¿Cómo dar retroalimentación?
Comencemos por la parte fundamental de un proceso de retroalimentación: darla. Dar retroalimentación implica ir con nuestros compañeros de trabajo y decirles de una manera puntual y proactiva qué hacen bien y en qué pueden mejorar. Recordemos, el objetivo es ayudarles a mejorar y seguir creciendo profesionalmente.
Las cinco claves de una retroalimentación efectiva son:
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1. Ser proactivos
Cuando solo mencionamos qué se puede mejorar o qué se hace bien sin dar mayor contexto, el receptor no sabrá necesariamente cómo actuar.
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2. Ser honestos
La retroalimentación no es sinónimo de hacer sentir bien a la otra persona. Aunque es importante en ocasiones hacer sentir bien a alguien más, la realidad es que la honestidad y la capacidad de ser francos en las debilidades y áreas de oportunidad serán de mucho beneficio.
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3. Ser empáticos
Ser empático significa tener la habilidad de ponernos en los “zapatos” de la otra persona. El pensar cómo va a recibir la retroalimentación y si realmente va a poder actuar sobre esta.
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4. Ser concretos.
Cuando damos retroalimentación podemos caer en la tentación de explayarnos demasiado. La recomendación aquí es ser concretos y siempre decir a la otra persona que estamos abiertos a seguir platicando del tema cuando tengan oportunidad y si así lo desean.
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5. Ser consistentes.
Nada puede ser más confuso que recibir mensajes cruzados de una persona cuando recibimos retroalimentación. Si un día nuestro jefe menciona que nos comunicamos con los clientes de una manera excelente, y al siguiente te dice que tienes que mejorar muchas cosas en tu estilo de comunicación, seguramente no sabremos cuál es su postura verdadera.
Cómo dar retroalimentación dependiendo de la relación con la persona
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Jefe a colaborador
Esta es la retroalimentación que con más frecuencia se da. El problema es que normalmente se da muy poco sobre temas de competencias o desarrollo profesional. Un colaborador debe de recibir retroalimentación continua por parte de su jefe directo.
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Colaborador a jefe
Vaya que esta retroalimentación es importante y con mucha frecuencia nunca se da en las organizaciones.
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Entre pares
Esta retroalimentación se da poco de manera directa. Pero cuando existe un buen trabajo en equipo se dará naturalmente en el día a día.
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Clientes internos
Los clientes internos son aquellas personas a quienes les damos servicio dentro de la organización. Esta retroalimentación nos ayuda mucho a mejorar nuestras habilidades, que serán indispensables al ocupar un puesto de mayor jerarquía.
Es recomendable utilizar evaluaciones confidenciales, similares a una evaluación 360, donde participen los clientes internos y nos evalúen específicamente en la calidad del servicio brindado o competencias donde ellos puedan tener un buen conocimiento sobre nosotros.
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Clientes externos
La retroalimentación de clientes externos es crucial cuando el colaborador tiene una relación continua con el cliente. Esto podría ser porque trabaja en outsourcing o porque la naturaleza del servicio lo requiere.
En cualquier otra circunstancia, esta retroalimentación ya no será parte de las responsabilidades de recursos humanos y pasará a ser responsabilidad del área comercial o de atención al cliente.
Al igual que con los clientes internos, se puede realizar una evaluación confidencial que evalúe específicamente los servicios y las habilidades necesarias que debemos brindar al cliente externo.
¿Cómo recibir retroalimentación?
Hemos hablado sobre cómo dar retroalimentación. Y, necesariamente, para que alguien dé retroalimentación, alguien debe recibir esta retroalimentación. Pareciera que basta con escuchar y dar las gracias, pero el proceso va más allá.
Aquí te dejamos tres claves para recibir retroalimentación de manera efectiva:
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1. Saber escuchar
Escuchar no solo implica guardar silencio mientras la otra persona habla; significa estar atentos e interactuar con nuestra mirada y postura con la persona que nos da la retroalimentación.
Si, mientras nos dan retroalimentación, estamos mirando a la computadora, o si nuestra postura es de impaciencia, lo más probable es que la persona que nos da la retroalimentación se sienta incómoda o piense que no valoramos su opinión.
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2. Dejar las emociones a un lado
No buscar contradecir o dar una explicación inmediata cuando te dan retroalimentación sobre algo que puedas mejorar. Es importante dar una oportunidad a lo que nos han dicho, analizarlo objetivamente y ver si realmente es cierto y cómo podemos mejorar en base a ello.
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3. Solo tú eres responsable de tu propio desarrollo
Es crucial reconocer que nosotros mismos tenemos el control sobre nuestro desarrollo personal y profesional. Aunque la capacitación que nos pueda proporcionar la compañía es importante, si no somos conscientes de la importancia de nuestro propio desarrollo, ninguna retroalimentación será suficiente para mejorar.