Dominio de Excel: la competencia clave en el mundo laboral
Exploremos en este articulo porque Excel es la competencia más demandada, sus niveles de dominio y la importancia de capacitar a nuestros colaboradores en su uso.
La competencia más demandada
Analizando cientos de ofertas de empleo y descripciones de puesto te puedes dar cuenta que la competencia técnica más solicitada en puestos administrativos o inclusive en puestos operativos de cierto rango es Excel.
De hecho, aun cunando esta competencia no venga por escrito siempre hay algún punto en el proceso de reclutamiento en el que se aborda el tema. Y muchas veces la razón por la cual no se agrega en la oferta de empleo es por que se da por hecho que las personas deban utilizar el software.
Si bien existen otras alternativas de hojas de calculo como Open Office o las Hojas de Cálculo de Google, el producto de Microsoft de alguna forma es la que mas se ha asimilado en la cultura laboral.
Al decir que es la competencia más demandada se hace porque es difícil encontrar una oferta de trabajo que no lo pida de forma explícita o implícita (salvo puestos muy operativos que están enfocado más a operar maquinaria). Es decir, es una competencia condicionante para conseguir un empleo, aunque no la más valorada.
Niveles de dominio
Por otro lado, las personas tienden a afirmar que manejan el software a un nivel profesional, aunque esto suele ser cuestionable. Dado que se suele desconocer los alcances del programa y cuando se enfrentan a un reto que implica el uso de macros o inclusive el uso de Visual Basic es el momento en el que comienzan a sudar y a cuestionarse ese domino avanzado que afirmaron tener en su Currículum.
Aunque claro cuando uno observa el nivel de uso que se requiere en la mayoría de las empresas tampoco suele ser avanzado. Veamos ahora en que consiste cada nivel de domino del software:
Principiante
Un usuario principiante de Excel es aquel que tiene conocimientos básicos del software. Sabe cómo abrir y guardar archivos, ingresar datos y realizar operaciones simples como sumas, restas, multiplicaciones y divisiones. Además, puede formatear celdas, cambiar el tipo de letra, y crear tablas básicas.
Intermedio
El usuario intermedio de Excel tiene una comprensión más profunda del programa. Puede trabajar con fórmulas y funciones más complejas, como BUSCARV, SUMAR.SI, y SI. También puede crear gráficos y diagramas para visualizar datos, utilizar filtros y tablas dinámicas para analizar información, y manejar diferentes hojas de trabajo dentro de un mismo archivo.
Avanzado
Un usuario avanzado de Excel es capaz de realizar tareas más complicadas y técnicas. Conoce el uso de macros para automatizar tareas repetitivas, y tiene una buena comprensión de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
Puede desarrollar modelos financieros complejos, realizar análisis de datos detallados y utilizar herramientas como Power Query y Power Pivot para la gestión de datos.
Experto
El usuario experto de Excel tiene un dominio completo del software. Es capaz de diseñar aplicaciones personalizadas dentro de Excel, optimizar procesos empresariales y crear soluciones avanzadas utilizando VBA y otras herramientas de integración.
Este nivel de competencia requiere una capacidad para abordar y resolver problemas complejos y organizar grandes volúmenes de datos de manera eficiente y efectiva.
¿Por qué es importante capacitar a mis colaboradores en el uso de esta rama?
Es importante porque cuando se revisan los procesos de trabajo uno se da cuenta de la cantidad de tiempo que las personas tardarían si dominaran el software en un nivel más avanzado.
Por ejemplo, es común ver personas que llenan tablas con datos contables y van calculando uno a uno cuando estos tienen ciertas condicionantes a tomar en cuenta y esta tarea puede tardar días cuando los datos son cientos o miles.
Por otro lado, quien sepa usar tablas dinámicas y formulas complejas puede reducir el tiempo en unos cuantos minutos si ya tiene los datos capturados.
Como colaborador: Desarrollar esta competencia, si eres colaborador te ahorrará horas de trabajo y es probable que te permita acceder a puestos mejor pagados.
Si eres ambicioso podrás abordar niveles de análisis que te permitan entrar al mundo de la Ciencia de Datos, aunque esto ultimo implica mucho más que el uso de Excel, pero por algo se empieza.
Como empleador: Desarrollar esta competencia en tus colaboradores, dar seguimiento e incentivarlo es probable que se traduzca en mejores tiempos, disminución en las cargas de trabajo y mitigación de errores producto de la construcción artesanal de modelos de datos, cálculos y análisis.
Como reflexión
El dominio de Excel es una competencia invaluable en el entorno laboral moderno. Desde tareas simples hasta análisis complejos, el conocimiento de este software puede significar la diferencia entre eficiencia y sobrecarga de trabajo.
Capacitar a los colaboradores en el uso de Excel no solo mejora su desempeño y reduce errores, sino que también abre puertas a nuevas oportunidades y a un crecimiento profesional significativo. Tanto para empleados como para empleadores, invertir tiempo y recursos en desarrollar esta habilidad es una decisión estratégica que traerá beneficios a largo plazo.