Enemigos de la productividad: Cómo identificarlos y superarlos
La productividad es un indicador clave a la hora de medir el desempeño de los colaboradores y la rentabilidad del capital humano. O al menos debería serlo.
No obstante simplificar la productividad a un resultado producto de la “voluntad de trabajar” o “ponerse la camiseta” no solo es un error, sino que es riesgoso si no se consideran antes los factores que pueden mermar la productividad de una empresa, factores que a simple vista no se ven tan obvio o inmediatos pero que su existencia y permanencia minan los esfuerzos y los resultados deseados.
A continuación, exploraremos los principales enemigos de la productividad y ofreceremos estrategias para superarlos.
Objetivos y tareas poco claras
Uno de los mayores enemigos de la productividad es la falta de claridad en los objetivos y las tareas asignadas. Cuando los empleados no tienen una visión clara de lo que se espera de ellos, es fácil que se sientan desorientados y pierdan el rumbo.
Cuando nadie tiene claro a dónde dirigirse entonces cada uno avanza para el rumbo que considera correcto, o no avanza, y esto puede dispersar los esfuerzos, el enfoque y el presupuesto.
Es crucial que los líderes de equipo definan metas específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo definido (SMART, por sus siglas en inglés) para asegurar que todos comprendan sus responsabilidades y puedan trabajar de manera efectiva hacia un objetivo común.
Falta de planeación
La ausencia de una planificación adecuada puede llevar a una mala gestión del tiempo y a la ineficiencia. No planear hace que los procesos se improvisen o dependan de la experiencia de alguien que no siempre estará ahí para guiar.
Una falta de planeación supone costos extras por aquellas actividades que probablemente no eran necesarias o se realizan en tiempos poco a adecuadas. Cuando se observa un proceso que nació por inercia y no por planeación por lo general surge una lista de elementos a eliminar y que poco o nada impactan en el resultado final.
La planeación no solo implica organizar las tareas diarias, sino también anticipar posibles problemas y desarrollar estrategias para enfrentarlos. Utilizar herramientas de gestión de proyectos, como tableros Kanban o software de planificación, puede ser de gran ayuda para mantener el trabajo organizado y enfocado.
Procesos no estandarizados
Este punto está relacionado con lo anterior pues cuando los procesos no están estandarizados, se genera confusión y se incrementa la posibilidad de errores. Aunque no siempre los procesos pueden estandarizarse a un nivel meticuloso si es importante establecer estándares mínimos que permitan guiar el desempeño y el trabajo de los colaboradores.
La estandarización de procesos permite que todos los miembros del equipo sigan las mismas directrices, lo que facilita la coordinación y la eficiencia. Documentar y comunicar claramente los procedimientos es esencial para asegurar que todos los empleados entiendan y sigan los mismos pasos.
Micromanagement
El micromanagement, o la supervisión excesiva de los empleados, puede ser extremadamente perjudicial para la productividad. Es más, esta practica puede tener efectos muy perjudiciales en la retención de personal, en bienestar de los colaboradores y genera una dependencia excesiva en quien la práctica.
Este enfoque no solo genera desconfianza y desmotivación entre los trabajadores, sino que también limita su capacidad para tomar decisiones y ser proactivos. Un líder que sea incapaz de capacitar a sus colaboradores y delegar se convierte en un operativo que terminan haciendo a un lado a otros para hacerlo por su cuenta.
Es importante que los líderes confíen en sus equipos y les otorguen la autonomía necesaria para realizar sus tareas de manera efectiva.
Reuniones excesivas
Las reuniones son una herramienta importante para la comunicación y la toma de decisiones, pero cuando se llevan a cabo en exceso, pueden convertirse en un gran enemigo de la productividad. Las reuniones innecesarias o mal organizadas pueden consumir tiempo valioso y distraer a los empleados de sus tareas principales.
Es fundamental evaluar la necesidad de cada reunión y establecer una agenda clara para asegurar que sean productivas y eficientes.
Relacionado con lo anterior muchas reuniones tienen la finalidad implícita de controlar o micro gestionar las actividades de los colaboradores. Siempre hay que hacerse la pregunta de si se necesita una reunión para resolver un problema o atender una necesidad, si todas las personas involucradas realmente pueden o deben aportar algo.
Hay personas que están llenas de reuniones y tienen que dedicar tiempo fuera de su horario a realizar el trabajo del que se habló redundantemente en esas reuniones.
Roles poco claros
La falta de claridad en los roles y responsabilidades de los empleados puede llevar a la duplicación de esfuerzos y a la confusión. Además, suelen generar conflictos.
Cuando no se sabe bien quien es el líder quien está a cargo ese vacío de autoridad genera tención y un esfuerzo por parte de los colaboradores de llenarlo, a veces para evitar la parálisis, otras por ego o ambición propias.
Por ejemplo; en un flujo comercial no tener claro hasta dónde termina la tarea de marketing y empieza la venta hace que se pierdan clientes potenciales. Hay clientes que se pierden porque no se tenía bien claro quien debía mandar una cotización.
Es esencial que cada miembro del equipo tenga una comprensión clara de sus funciones y de cómo se relacionan con las de sus compañeros. Esto no solo facilita la colaboración, sino que también asegura que todos trabajen hacia un objetivo común.
Falta de mecanismos de evaluación
Sin mecanismos adecuados para evaluar el desempeño, es difícil identificar áreas de mejora y reconocer los logros de los empleados. Esto hace que el desempeño se mida a partir de la percepción, siempre subjetiva, de una persona. Esto hace que no se tomen en cuentas ciertos contextos o puntos ciegos.
Evaluar mediante esquemas objetivos despersonaliza la medición del desempeño y ayuda a mitigar la idea de que los resultados están distorsionados. Además, cuando a estos se les integra un sistema de compensaciones pueden ser impulsores de la productividad.
Mal clima laboral
Un clima laboral negativo son de los factores que más impactan en el desempeño de los colaboradores y que más representan un punto ciego por parte de los líderes cuando no se evalúa adecuadamente el clima laboral.
Trabajar en un entorno considerado hostil por parte de los trabajadores hace que estos trabajen siempre a la defensiva, merma la comunicación y el trabajo en equipo, ralentiza los procesos y genera costos por riesgos y elementos innecesarios.
Además, un mal clima laboral es susceptible a conflictos y riesgos psicosociales, enojos y malestares que hace que las tareas a desempeñar se hagan sin motivación y con emociones negativas que afecta más en la atención al cliente interno o externo.
Condiciones insalubres o poco seguras
La seguridad y la salud en el lugar de trabajo son fundamentales para la productividad. Las condiciones insalubres o poco seguras no solo ponen en riesgo la salud de los empleados, sino que también pueden afectar su motivación y desempeño.
Trabajar en un entorno sucio, caluroso o demasiado frio hace que las personas no puedan concentrarse. Y aunque la seguridad y la limpieza es responsabilidad de todos, la empresa debe poner atención en elementos estructurales para poder propiciarlas.
En entornos industriales contar con un mantenimiento adecuado, buen diseño de las instalaciones, una capacitación constante y una cultura organizacional fuerte es necesario para procurar seguridad e higiene en el trabajo. Además, se deben contemplar el cumplimiento de las normas en esta materia.
Falta de liderazgo
El liderazgo es un factor clave en la productividad de un equipo. La falta de un liderazgo efectivo puede llevar a la desorganización, la falta de dirección y la desmotivación. Aun cuando el que ostenta el cargo de liderazgo este presente, si no tiene las competencias que se requieren para el puesto se generan vacíos de poder.
Calificar a un líder por los resultados finales y no por el proceso para obtenerlos es riesgoso. Pues cuando para obtenerlos presionó o no contempló alguno de los puntos anteriores descritos en este artículo entones estamos ante una bomba de tiempo que va a explotar en forma de rotación, conflicto, accidentes, descontento, burnout, etc.
Los líderes deben ser capaces de inspirar y guiar a sus equipos, proporcionando una visión clara y los recursos necesarios para alcanzar los objetivos. Además, deben estar abiertos a la retroalimentación y dispuestos a adaptarse a las necesidades de sus empleados.
Para finalizar
En conclusión, identificar y abordar estos enemigos de la productividad es esencial para crear un entorno laboral eficiente y exitoso. Al implementar estrategias que promuevan la claridad, la planificación, la estandarización y el liderazgo efectivo, las empresas pueden superar estos obstáculos y lograr un rendimiento óptimo.
La productividad no es un objetivo inalcanzable, sino el resultado de un esfuerzo continuo y consciente por parte de todos los miembros de la organización.