Evaluaciones especiales: Cómo identificar y medir el desempeño en actividades y puestos clave de alto impacto
En el ámbito empresarial, existen distintos puestos o roles que se asumen dentro de un proceso administrativo u operativo que merecen por sí mismos una evaluación particular o especial.
Se trata de aquellas actividades que pueden determinar, de forma significativa, la imagen, la rentabilidad, la calidad y la satisfacción de los clientes internos y externos de la empresa.
En este artículo, se explicará qué son las evaluaciones especiales, cómo se pueden identificar los indicadores adecuados para medir el desempeño de estas actividades y qué herramientas se pueden utilizar para realizarlas.
¿Qué son las evaluaciones especiales? Definición y su impacto en la mejora del desempeño empresarial
Las evaluaciones especiales son aquellas que se realizan a las actividades o puestos de alto impacto o alta prioridad dentro de la empresa.
Estas actividades o puestos son aquellos que, por sus características o por el nivel de incidencia que tienen en los resultados de la organización, requieren de un seguimiento y una retroalimentación específicos.
Las evaluaciones especiales no sustituyen a las evaluaciones generales o periódicas que se realizan a todos los empleados, sino que se complementan con ellas.
Su objetivo es poder tener una visión más precisa y profunda de cómo se está desempeñando un determinado proceso, función o rol que tiene una gran relevancia para la empresa.
Los indicadores son los criterios o parámetros que se utilizan para medir el desempeño de una actividad o puesto. Los indicadores deben ser claros, objetivos, medibles, relevantes y coherentes con los objetivos de la empresa y del puesto o actividad evaluada.
Para identificar los indicadores adecuados para las evaluaciones especiales, se debe hacer un análisis de las funciones, responsabilidades y resultados esperados de la actividad o puesto de alto impacto.
Se debe tener en cuenta el nivel de influencia que tiene esa actividad o puesto en la satisfacción de los clientes, en la calidad de los productos o servicios, en la rentabilidad de la empresa, en la imagen de la marca, en la prevención de riesgos, etc.
A partir de ese análisis, se pueden definir los indicadores que permitan evaluar el desempeño de esa actividad o puesto de forma específica y detallada. Algunos ejemplos de indicadores para las evaluaciones especiales son:
- El nivel de facturación, el cierre de ventas, el número de clientes prospectados, la satisfacción del cliente, etc., para las áreas comerciales.
- El nivel de resolución de problemas, la satisfacción del cliente, el tiempo de respuesta, la calidad de la atención, etc., para el servicio de atención al cliente.
- El nivel de aprendizaje, la satisfacción de los alumnos, el cumplimiento de las actividades administrativas, la innovación pedagógica, etc., para los docentes.
- El nivel de engagement, el alcance, el número de reproducciones, la calidad del contenido, etc., para los generadores de contenido o community managers.
- El nivel de veracidad, la prontitud, la eficacia, la redacción, etc., para los reporteros.
- El nivel de calidad, la seguridad, el cumplimiento de los plazos, el presupuesto, etc., para los ingenieros civiles.
- El nivel de incidencias, el nivel de riesgo, el control, la eficiencia, etc., para las áreas administrativas, financieras o legales.
Herramientas para evaluaciones especiales: Cómo utilizar encuestas, observación y análisis para medir el desempeño
Las herramientas son los medios o instrumentos que se utilizan para recabar la información necesaria para realizar las evaluaciones especiales. Las herramientas deben ser válidas, confiables, pertinentes y variadas, para poder obtener una visión integral y objetiva del desempeño de la actividad o puesto evaluado
Entre las herramientas que se pueden utilizar para las evaluaciones especiales, se encuentran:
- Las encuestas de percepción, satisfacción o 360 grados, que consisten en aplicar cuestionarios a los clientes, proveedores, compañeros, jefes o subordinados de la persona evaluada, para conocer su opinión sobre el desempeño de la actividad o puesto.
- La observación directa, que consiste en observar el comportamiento, las actitudes y los resultados de la persona evaluada mientras realiza la actividad o puesto. Se recomienda que esta observación sea realizada por dos o más personas o instrumentos de evaluación, para evitar sesgos o subjetividades.
- Los informes, reportes o registros, que consisten en recopilar los documentos o datos que evidencien el desempeño de la actividad o puesto, como, por ejemplo, las facturas, las ventas, las quejas, las soluciones, los contenidos, las calificaciones, etc.
- Las pruebas, simulaciones o casos prácticos, que consisten en someter a la persona evaluada a una situación similar a la que se enfrenta en la actividad o puesto, para evaluar su capacidad de respuesta, su creatividad, su solvencia, su calidad, etc.
Conclusión: La importancia de las evaluaciones especiales para optimizar el rendimiento en actividades de alto impacto
Las evaluaciones especiales son una herramienta útil para identificar y medir el desempeño de las actividades o puestos de alto impacto o alta prioridad dentro de la empresa.
Estas evaluaciones permiten tener una visión más precisa y profunda de cómo se está realizando un determinado proceso, función o rol que tiene una gran relevancia para la organización.
Para realizar las evaluaciones especiales, se deben definir los indicadores adecuados para cada actividad o puesto, y utilizar las herramientas apropiadas para recabar la información necesaria.
Las evaluaciones especiales no deben ser punitivas ni obsesivas, sino que deben servir para detectar áreas de oportunidad, hacer mejoras, reconocer logros y brindar retroalimentación.