¿Tu onboarding es efectivo?: Como evaluarlo
El onboarding es el proceso de integración del colaborador a la empresa, que abarca desde el reclutamiento hasta la capacitación. Este proceso es clave para lograr una buena experiencia del colaborador, aumentar su satisfacción y productividad, y reducir la rotación.
En este artículo se explican las fases del onboarding, los indicadores para evaluarlo y las herramientas para hacerlo. Se recomienda aplicar un onboarding cíclico que se adapte a las necesidades de cada colaborador y a los cambios de la empresa.
Introducción
La experiencia del colaborador se puede definir a partir de varios procesos a los que está expuesto. Por lo general, nos referimos a la experiencia del colaborador como la vida que el colaborador tiene dentro de la empresa, no solamente desde que es contratado, sino desde el momento en que este está expuesto a nuestro proceso de contratación.
En las distintas fases de la experiencia del colaborador, vamos a encontrar el onboarding, que en español significa subir a bordo.
El Onboarding se refiere a aquel proceso en el que el colaborador se integra a la empresa, pero aquí nos referimos por integración a un sentido amplio que tiene que ver a cómo el colaborador asimila los conocimientos, la cultura organizacional, las competencias necesarias para ejercer su trabajo, entre otros.
En este sentido, podemos definir el onboarding como aquel proceso en el que el colaborador se integra mediante el aprendizaje de competencias, de cultura organizacional, hábitos, procesos interinstitucionales o de su propio departamento a la empresa.
Este proceso empieza desde el momento del reclutamiento, seguido por la contratación, la inducción, la integración al equipo, la capacitación y puede decirse que termina cuando la curva de aprendizaje se ha aplanado, aunque el proceso de onboarding se repite cíclicamente cuando el colaborador es ascendido o movido a otro puesto.
Fases de onboarding
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1. El reclutamiento
El reclutamiento es el primer contacto que el colaborador tiene con la empresa, ya sea que él solicite cubrir una vacante o que la empresa lo contacte para ofrecerle una oportunidad.
organizacional, a través del trato del reclutador o de la persona que esté a cargo de su reclutamiento.
Esto también es un principio de congruencia, dado que lo que el colaborador observe en su proceso de reclutamiento, probablemente le dé una percepción de lo que va a ser el resto de la empresa.
Por eso es importante asegurarnos de que, desde el proceso de reclutamiento, podamos mostrar los valores de la empresa, la cultura organizacional que queremos en la empresa, para que el colaborador empiece a entender o empiece a ver una congruencia dentro de los procesos de la empresa.
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2. En el proceso de contratación
Aquí también es importante que el colaborador siga estando expuesto a lo que le espera dentro de la empresa, desde la manera en que lo tratan, desde la información que le brindan a la hora del contrato, la transparencia y que se le expliquen bien los términos sobre la mesa.
Lo anterior, además va a ayudar a que el colaborador tenga bien claros los términos, evite confusiones o falta de información que en un futuro se traduzcan en conflictos organizacionales o deserciones prematuras por falta de términos claros.
El proceso de contratación, además de la firma del contrato, también incluye la entrega del material, las herramientas e, inclusive, el recorrido por las instalaciones, entre otros elementos a considerar.
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3. La inducción
Es el proceso en el que el colaborador da los primeros pasos en la empresa como miembro de ella.
Por lo general, este proceso es un proceso formal en el cual la persona de recursos humanos, o el líder o, inclusive, alguno de los compañeros o tutores asignados, van a mostrar al colaborador los conocimientos básicos que debe tener de la empresa.
Esto implica conocer los reglamentos, las políticas, la misión, la visión, los propósitos de la empresa y conocer las instalaciones del centro de trabajo (comedor, baños, oficinas, etc.), que pueda conocer cuáles serán sus clientes internos, cuáles son las personas a las que se debe dirigir para tratar uno u otro tema, cuáles son sus compañeros de trabajo, quién es su líder, las medidas de seguridad y los elementos básicos que debe conocer para garantizar un correcto inicio en la empresa.
Un correcto proceso de inducción va a facilitar mucho que la persona nueva, o el colaborador nuevo sienta mayor confianza en sus primeros días, determinante para poder darle un impulso de productividad y que pueda mantenerse los primeros 3 meses, clave, que son los 3 meses en los que los colaboradores tienden a demostrar sus habilidades o deciden si quieren seguir o no dentro de nuestra empresa.
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4. La integración
Es un proceso un poco más tardado. Puede empezar desde el primer día y puede extenderse varias semanas, pero básicamente se trata de que haya una asimilación por parte del colaborador con la cultura organizacional de la empresa, que empiece a forjar lazos, a establecer comunicación y a generar una confianza con sus compañeros de trabajo.
Al mismo tiempo, es asegurarnos que los compañeros de trabajo o equipo de trabajo puedan estar abiertos a poder integrar al nuevo colaborador. Si no nos preocupamos por esto, probablemente exista una barrera invisible entre el colaborador y sus compañeros o la cultura organizacional de la empresa, que pueda ralentizar su aprendizaje o signifique la disminución de confianza por parte del colaborador a la hora de resolver conflictos, dudas o demás procesos.
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5. La capacitación
La capacitación es el proceso en el que el colaborador aprende o adapta las competencias y habilidades necesarias para desempeñar su trabajo. Como todos los procesos, puede ser formal o informal.
Normalmente, el proceso informal de capacitación se va a dar a partir de la exposición directa a los procesos de trabajo de la empresa, observando cómo sus compañeros hacen su trabajo, cómo los clientes internos solicitan uno u otro requerimiento y esto se puede complementar o se puede impulsar mediante la asignación de algún tutor o alguna persona que pueda guiarlo en el proceso, para que, dentro de este proceso informal que, por lo general, se da mediante la experiencia, podamos asegurarnos de que el colaborador aprenda lo necesario dentro de los estándares de calidad y seguridad que nosotros queremos implementar.
También es importante complementar los procesos informales con procesos formales de capacitación, es decir, mediante cursos, capacitaciones y/o talleres que pudieran darle al colaborador un poco más de noción sobre cómo hacer las cosas. Esto puede incluir manuales, folletos y demás información que el colaborador puede utilizar.
En ese aspecto, habrá que evaluar si, en los procesos de trabajo, se necesita algún tipo de certificación, para poder dotar al colaborador de ella y que pueda cumplir con las normas así requeridas.
Recordamos que el proceso de onboarding es un proceso cíclico, por lo que constantemente tenemos que ir repitiendo o reforzando alguno de los elementos ahí mencionados. Habrá veces que el colaborador tenga que hacer ajustes en su contrato, cuando se le mueven o hay un cambio de prestaciones.
Habrá otras veces en que se actualizará mediante esa capacitación o habrá que volver a integrarse en sus equipos de trabajo, para limar asperezas o prevenir conflictos organizacionales o integrar a otros colaboradores nuevos.
Pero, para todo esto, es importante poder evaluar qué tan efectivo es nuestro proceso de onboarding.
Evaluación del proceso de Onboarding
Tenemos que asegurarnos de que nuestro proceso de onboarding está bien estructurado y que sea del agrado de nuestro colaborador, es decir, que exista una satisfacción por parte del colaborador al respecto.
Para evaluar un proceso de onboarding, tenemos que considerar los siguientes indicadores:
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1. Asimilación
Tenemos que evaluar el nivel de asimilación del colaborador, es decir, qué tanto aprendió o qué tanto pudo retener aquellos elementos que quisimos que el colaborador aprendiera en su proceso de onboarding, es decir, que comprendiera en términos de cultura organizacional, en términos de capacitación o en términos de integración con el resto de las personas.
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2. Cuerva de aprendizaje
Tenemos que evaluar su curva de aprendizaje, a partir de la percepción del colaborador, para saber si el colaborador se siente seguro de que lo que ha aprendido en los primeros días o durante la inducción o las capacitaciones formales ha quedado claros y que los cimientos están listos para aplicarse en sus procesos de trabajo.
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3. Riesgos
Uno de los aspectos que hay que evaluar en el proceso de onboarding es el nivel de riesgo que implica el puesto del colaborador nuevo y las medidas de seguridad que debe seguir para evitar accidentes o conflictos.
Para ello, es importante asegurarnos de que el colaborador ha comprendido cuál va a ser su actuar en términos de seguridad dentro de la empresa y qué protocolos debe seguir en caso de emergencia.
Asimismo, hay que evaluar si el colaborador se ha enfrentado, en sus primeros días, con algún tipo de problema, ya sea una falta de información dentro de su proceso de contratación, si durante el proceso de reclutamiento se le trató de manera adecuada, si sus compañeros se refirieron a él de forma respetuosa los primeros días, si hubo un acercamiento proactivo por parte de su líder para poder ayudarle en lo que se necesitara, entre otras cosas.
Y, sobre todo, hay que evaluar si el colaborador siente que los términos fueron claros, si hubo transparencia y si quedó satisfecho con el proceso de onboarding.
¿Cómo evaluar el onboarding?
Recordemos que el onboarding se puede evaluar de diferentes formas: a través de un checklist de observación que permita a la persona de recursos humanos evaluar si se ha cumplido, si se ha entregado la información adecuada, el material adecuado, si se le ha presentado a la gente adecuada al colaborador nuevo.
Pero otra forma de evaluarlo es a partir de la percepción del colaborador nuevo, es decir, a partir de una encuesta de satisfacción del proceso.
Aquí habrá que evaluar cada uno de los procesos antes mencionados y tenemos que evaluar tanto el proceso de reclutamiento, el proceso de contratación, la información que se le dio, el equipo que se le entregó, la capacitación y la integración, a partir de una encuesta con unas preguntas que pudieran darnos luz acerca de cómo vivió, cuál fue la experiencia del colaborador en su proceso de onboarding.
Conclusión
En conclusión, el proceso de onboarding es fundamental para lograr una buena experiencia del colaborador desde su primer contacto con la empresa hasta su integración y capacitación.
Este proceso tiene que ser evaluado de forma constante, tanto por la persona de recursos humanos como por el propio colaborador, para poder detectar áreas de oportunidad, mejorar la calidad del servicio, prevenir conflictos y aumentar la satisfacción y la productividad.
Para ello, se pueden utilizar diferentes herramientas, como el checklist de observación y la encuesta de satisfacción, que permitan medir indicadores como el nivel de asimilación, la curva de aprendizaje, los riesgos de seguridad y la transparencia.
El onboarding es un proceso cíclico que se repite cada vez que el colaborador cambia de puesto o de equipo, por lo que hay que estar atentos a las necesidades y expectativas de cada colaborador y adaptar el proceso a cada caso.