Guía Completa para Gestionar la Carga de Trabajo y Aumentar la Productividad Laboral

Consejos Prácticos para Administrar y Optimizar la Carga de Trabajo en Tu Empresa.

La carga de trabajo es un concepto que se usa frecuentemente en el ámbito laboral, pero que no siempre se entiende correctamente.

Muchas veces se asocia con la cantidad de trabajo que se tiene, pero esto es insuficiente si queremos optimizar nuestra operación y conseguir una mayor productividad.

De hecho, nos daremos cuenta de que entre más se entiende tal concepto, más fácil es gestionarlo. Por eso, en este artículo te explicaremos qué es la carga de trabajo, qué factores la componen y cómo puedes administrarla de forma eficiente y equitativa.

Definición de Carga de Trabajo: Factores Clave para Entender su Impacto en la Productividad

La carga de trabajo se refiere al conjunto de actividades necesarias para conseguir un objetivo de trabajo, así como a los recursos, el tiempo y las competencias que se requieren para realizarlas.

La carga de trabajo no es un concepto estático, sino que varía según el contexto, el tipo de trabajo, el nivel de exigencia y las características de cada persona.

La carga de trabajo es un concepto común en toda operación, que se usa en el día a día, pero que adquiere relevancia en México con la llegada de la NOM-035. Ante esto, comenzó a circular mucha desinformación.

Había personas que pensaban que controlar ese indicador tenía que ver directamente con disminuir la cantidad de trabajo que los colaboradores hacían y existía un temor de que esto impactara directamente en la productividad. Pero no es así.

Por el contrario, una carga de trabajo inadecuada puede generar estrés, ansiedad, fatiga, baja calidad, errores, conflictos y rotación de personal.

Factores Esenciales que Determinan la Carga de Trabajo y su Eficiente Gestión

Para entender mejor la carga de trabajo, podemos analizar los siguientes factores que la componen:

Domini de competencias

Este concepto tiene que ver con las competencias que se necesitan para realizar las actividades de trabajo. Un buen dominio de competencias en un proceso de trabajo hará que lo producido sea mayor en proporción al tiempo y herramientas usadas.

Por eso, hay que procurar hacer un buen reclutamiento o capacitar bien a los colaboradores, por supuesto, incentivar un mejor dominio de competencias mediante bonos o esquemas de compensaciones.

Imagina que te desempeñas como contadora o contador y un día te piden modificar el código CSS de una página web para cambiarle el color al fondo. Es probable que te tardes días en lo que investigas cómo hacerlo, aun cuando un programador pueda tardarse unos cuantos segundos.

En ese sentido, la carga de trabajo del profesional en la contabilidad es excesiva si le pedimos que lo haga en el mismo tiempo, no se puede. Esto tiene que ver con el dominio de las actividades.

Planeación del trabajo

Este concepto tiene que ver con la organización y el orden de las actividades de trabajo. Una buena planeación hace que el trabajo tenga un enfoque secuencial que ayuda mucho a mejorar la carga de trabajo.

Si en una línea de producción las piezas metálicas no pasan por un proceso de lijado, es probable que después del proceso de pintado se tengan que corregir imperfecciones a mano o de plano volver a pintar la pieza. La idea es planear bien para evitar trabajar doble o perder tiempo en pensar por dónde empezar.

¿Has tratado de armar un rompecabezas buscando entre el montón las que puedan coincidir sin ninguna referencia? Bueno, esto es muy tardado. Pero ¿y si pruebas con ordenarlas por color, textura, si la pieza es un borde o una esquina?

Es probable que tardes menos que si revisas una por una del montón y la devuelves a él si no es la que buscas. Bueno, a esto me refiero con planeación y en ella va implícita la organización del trabajo.

Distribución de la carga de trabajo

Este concepto tiene que ver con la asignación de las actividades y los recursos a las personas que las realizan.

Una buena distribución hace que el trabajo se reparta de forma equitativa y eficiente, aprovechando al máximo las capacidades y las herramientas disponibles. La mala distribución se da en dos sentidos: de esfuerzo y de recursos.

La mala distribución por esfuerzo tiene que ver con el dominio y las competencias. Cuando se distribuyen a los colaboradores en el proceso productivo sin tomar en cuenta sus competencias, nos arriesgamos a que todo se ralentice.

Si ponemos al que es mejor soldando a pintar, es probable que se tarde o no lo haga bien, mientras que su compañero que es bueno pintando está empacando y comete algunos errores.
La mala distribución por recursos tiene que ver con las herramientas, el tiempo o el presupuesto que tiene cada uno para lograr su trabajo.

Si tres personas tienen que cortar un árbol, pero solo hay una motosierra y dos hachas, ya nos imaginaremos quién tendrá la ventaja, considerando que al que le toque la motosierra sepa usarla.

Por otro lado, si le damos el mismo tiempo a un aprendiz para fabricar determinado número de piezas que a un maestro, pero al final se les paga igual, es probable que el maestro no se sienta tan incentivado a producir lo que es capaz ni el aprendiz en aprender lo que el maestro sabe.

Y si por el contrario hay una sanción por no alcanzar la meta, tal vez el aprendiz viva con una presión y una incertidumbre que más que ayudarle termine por hacerlo renunciar.

Cantidad de procesos en la carga de trabajo

Ahora sí podemos hablar de cantidad, pero siempre y cuando se tenga en cuenta lo anterior. La cantidad de producto producido o servicio prestado va a ser en función al dominio, la distribución y la planeación del trabajo necesario para lograrlo.

Es decir, que la cantidad es una variable que depende de esas otras. Cuando vemos la cantidad por sí sola, entonces el concepto de “carga de trabajo” va a ser relativo e inequitativo para nuestros colaboradores.

Cómo Gestionar la Carga de Trabajo para Reducir el Estrés y Aumentar la Productividad

Para gestionar correctamente la carga de trabajo, se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:

Evaluar la carga de trabajo actual de cada persona, equipo y proceso, considerando los factores de dominio, planeación, distribución y cantidad.
Identificar los puntos críticos, los cuellos de botella, los desequilibrios, las deficiencias y las oportunidades de mejora.
Establecer objetivos claros, realistas y medibles para cada persona, equipo y proceso, que estén alineados con la estrategia de la organización.
Definir las acciones necesarias para alcanzar los objetivos, asignando las responsabilidades, los recursos, los plazos y los indicadores de seguimiento.
Implementar las acciones, monitoreando su avance, resolviendo los problemas, brindando retroalimentación y reconociendo los logros.
Revisar periódicamente los resultados, evaluando el impacto de las acciones, el cumplimiento de los objetivos y la satisfacción de los colaboradores.
Ajustar lo que sea necesario, aplicando las correcciones, las mejoras y las innovaciones que se requieran para optimizar la carga de trabajo.

En conclusión, la carga de trabajo no se refiere a la cantidad de trabajo o actividades que una persona tiene, al menos no por sí sola.

Se refiere a la capacidad que tiene una persona en función al dominio de competencias, distribución de actividades y recursos con los que cuenta para lograr esa cantidad de trabajo hecho o bien, esa producción deseada.

Una buena gestión de la carga de trabajo puede traer muchos beneficios para la organización y para los colaboradores, como mayor productividad, calidad, eficiencia, motivación y bienestar. Por eso, te invitamos a aplicar los consejos que te hemos dado y a seguir aprendiendo sobre este tema tan importante.