Organigramas: ¿Realmente sirven de algo?
Beneficios y cosas a tomar en cuenta.
Las organizaciones son sistemas vivos compuestos principalmente de personas que asumen un rol específico con él, que contribuyen al funcionamiento del sistema y que están interconectados mediante procesos, canales de comunicación y alineados objetivos.
O bueno, eso en el deber ser. Entonces, como todo sistema vivo, la forma en la que están estructuradas las organizaciones es cambiante y responde al contexto, las necesidades, estrategias y dichos objetivos. Entonces ¿realmente mapear dicha estructura en un organigrama tiene sentido?
Antes de contestar hay tener en cuenta ciertos criterios y algunas precauciones.
Un organigrama tiene la finalidad de representar gráficamente una estructura organizacional, pero también de establecer un deber ser dicha estructura organizacional. Pero estas estructuras se vuelven más complejas a medida que crece la empresa y como dije antes dicha estructura cambia con el tiempo.
Esto significa que muchas veces las empresas no ven necesario tener un organigrama que está cambiando a cada rato y algunas simplemente lo tienen, pero con el tiempo ya no representa su realidad y terminan por dejarlo de lado.
Esto quiere decir que la estructura organizacional de la empresa depende más del contexto que de una estrategia debidamente planeada y formalizada, y por un lado está bien que una organización sea capaz de adaptarse a dicho contexto, pero por otro también significa que la organización responde más por inercia que por estrategia y eso es peligroso.
Un organigrama bien definido tiene ventajas que pueden brindar a la organización de herramientas necesarias para su competitividad, productividad y cultura organizacional. Entre algunas de ellas es importante poner una lupa en las siguientes:
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Identidad
Saber dónde estás y cual les tu rol es muy importante, no solo para evitar mal entendidos, sino para saber cómo contribuyes a la organización. Un organigrama sin duda alguna brinda de identidad a los colaboradores de una empresa, además de claridad sobre su posición, o de lo contrario terminaran por asumirla.
Siempre he dicho que, en una empresa sin organigrama, sin puestos bien definidos, nombrados y descritos las personas van a seguir la tendencia de asumirse en el rango más alto posible y con las responsabilidades más importantes posibles según les convenga. Y esto es origen de múltiples conflictos organizacionales.
Me ha tocado aplicar distintas evaluaciones de clima organizacional, NOM-035, entre otras y en las preguntas de control, cuando se les pregunta a las personas sobre su puesto y en la empresa no hay un organigrama definido, es común encontrar que se asignan como Gerentes, Coordinadores, Supervisores u otros puestos de mando cuando realmente en su día a día no tienen nada que ver con esas terminologías.
Otros adornan sus puestos para ser más atractivos en el mercado laboral y muchos dicen reportar directamente al director general y/o dueños cuando realmente tienen un mando medio al que deberían reportar. Y estas prácticas son respuesta a un vacío de una estructura organizacional plasmada formalmente en un organigrama.
Esto origina muchos conflictos organizacionales, pues a los líderes les resta autoridad cuando no está claro a quien reportan y quienes les reportan. Entre pares surgen conflictos sobre que le corresponde realmente a cada uno. Pensar, desde arriba, que todos deberían saber su lugar casi por instinto o porque se les dijo en el momento de la contratación cuando sus responsabilidades han cambiado en el tiempo es un completo error.
En cambio, con un organigrama, las personas pueden saber perfectamente en dónde están, quienes son y como es su interacción con el resto del sistema organizacional. Claro, la sola existencia del organigrama no es suficiente, debe haber un respeto por él y aquí los líderes juegan un papel clave.
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Progresión
Después de un proceso de planeación estratégica o cuando alguien va a emprender, pensar en los procesos necesarios para conseguir los objetivos de la empresa, y quienes deben procurarlos, es un ejercicio que permite visualizar el funcionamiento óptimo de la organización.
Y el organigrama resultante de ello debe responder a un corto plazo, es decir que debe tomar en cuenta los recursos, la capacidad y la viabilidad de los objetivos puestos en ese momento. Uno puede idear una estructura organizacional compleja llena de departamentos y personas, pero tal vez esa estructura no es viable cuando uno apenas va a abrir una pequeña empresa, aunque si ya hiciste el ejercicio guarda el resultado pues puede ser útil en el futuro.
Pero por ahora, debes pensar en una estructura pequeña y funcional con la que puedas optimizar los recursos que tienes y conforme vas creciendo y a partir de las necesidades estratégicas o contextuales, más tarde ya con ejercicios estratégicos de planeación puedes ir mejorando el organigrama.
Tal vez para iniciar un negocio necesites a una persona que venda y lleve una contabilidad de lo vendido, pero más adelante conforme aumentan las ventas tal vez necesitas una persona que se especialice en ventas y otra en llevar la contabilidad. Es decir, tu organigrama ya responde a una necesidad de capacidad y especialización y se materializa a partir de un ejercicio estratégico, es decir hay una evolución en la cual te adaptas al contexto a partir de una estrategia siempre encaminada a optimizar, mejorar y eficientizar procesos.
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Coherencia
Además de establecer un deber ser que, de orden a los roles de cada colaborador en la empresa, un organigrama también ayuda a comparar si la estructura organizacional planteada es coherente con la estructura organizacional producto de la operación del día a día.
Es decir, sí en tu organigrama no hay un departamento de R.H. pero resulta que administración lleva las nóminas, los contratos y hasta el reclutamiento, y eso ya les representa un gran porcentaje de su carga de trabajo entonces nos encontramos ante una incoherencia entre lo que ese departamento hace y debería hacer.
Es ahí cuando, tal vez, sea buena idea plantearse constituir formalmente un departamento de R.H. que se encargue de un proceso ya existente pero que ya requiere de especialización, y dejar a administración que se enfoque en la parte contable y financiera de la empresa, que también es fundamental para la misma.
Y es que a veces constituir un departamento no significa contratar más gente, simplemente distribuir bien la carga de trabajo para que haya un responsable de proceso y ese proceso se formalice como un departamento.
En el ejemplo anterior, si ya hay alguien en administración que ya solo hace nómina y contratos, probablemente lo mejor es nombrarle gerente del nuevo departamento de R.H. y que ya se enfoque en esa función y le dedique tiempo a mejorar esos procesos.
La coherencia también debe verse reflejada en las jerarquías, en como categorizamos los puestos e inclusive como los nombramos. En verdad el cómo nombras un puesto impacta mucho en la identidad de la que ya se habló. Entonces, si ya tienes una persona que tiene 2 gerentes a su cargo, pero el nombre de su puesto tiene el sufijo analista, habrá que preguntarse si eso responde a una necesidad estratégica o si simplemente, desde que se le contrató hace años, el nombre del puesto se dejó de lado mientras le encargaban más responsabilidades. Hay muchos ejemplos.
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Optimización
El ejercicio de mapear o construir un organigrama lleva implícito el mapear, aunque no de manera formal y metodológica, el proceso de trabajo, o al menos tener un overview de él. Esto da la oportunidad de reflexionar sobre si el recurso humano se está optimizando de manera correcta si no hay duplicidad de puestos, o puestos innecesarios o necesidades de crear otros, lo que se traduce en una disminución de costos o inversión en cubrir procesos necesarios para la rentabilidad de la empresa.
A veces cuando se mapea el organigrama de una empresa y se compara con el estado financiero surgen preguntas o inquietudes que vale la pena abordar. Por ejemplo, cuando el headcount de un área no es congruente con su rentabilidad o lo que produce, tomando en cuenta el proceso de producción, o en empresas más grandes es muy común encontrarse con puestos que ya no son necesarios porque en algún momento hubo cambios en los procesos u automatizaciones.
Por ello es importante hacer este ejercicio, construir un organigrama porque es una gran oportunidad de ver si todo lo que hay se necesita o si se necesita algo entre todo lo que hay.
Hay otras ventajas que valdría la pena tocar en otros artículos, tales como la capacidad de control y maniobra al tomar decisiones y que estas tengan un efecto inmediato, en la comunicación del personal e inclusive en el ambiente organizacional. Pero estoy convencido que las aquí plasmadas incentivan a adentrarse en dicho ejercicio. Pero antes, es importante tomar en cuenta algo.
- Es probable que el organigrama que obtengas después de un mapeo no es el que debes tener. De ahí la importancia de saber dónde estamos parados antes de saber a dónde queremos ir.
- Construir un organigrama sin el ejercicio anterior probablemente genere problemas porque no va a ser compatible a lo que hoy se tiene, a los procesos de trabajo ni a la cultura organizacional.
- Si bien RH asume el liderazgo para obtener y actualizar los organigramas, son los líderes y directivos quienes proveen de la información para hacerlo. No es una tarea que se deba dejar solo a RH
- El uso de plataformas digitales para mapear los organigramas y actualizarlos es una gran herramienta porque te permiten ver en tiempo real tu estructura, si esta congruente con tus objetivos como empresa, o si hay puntos ciegos en ella en la que hay que echar una luz.
- Siempre es bueno asesorarse de un externo que permita ver con ojos ajenos al día a día esos vicios que nosotros no podemos ver al estar inmersos en ellos.
- Y finalmente. No, hacer un organigrama no es una tarea que se debe tomar a la ligera, se requiere conocer procesos, roles, jerarquías, nomenclaturas, etc. Y el hecho de que en algún momento hayamos hecho uno en la escuela no significa que ese sea el nivel que requerimos para hacer uno que tendrá un impacto en la organización y rentabilidad de la empresa.
Sabiendo esto, es hora de reflexionar si en tu empresa se necesita construir o actualizar el organigrama, y contestarnos la pregunta ¿Realmente tiene sentido? Y pues la respuesta es sí.