NOM-035: ¿Cómo integrar una carpeta de evidencias?
La NOM-035 representó una revolución en la normativa laboral de México, pues puso sobre la mesa la seriedad con la que hay que tomarnos la salud emocional de nuestros colaboradores a partir de procurar un ambiente organizacional favorable.
En este sentido, durante estos años, hemos tenido un sinfín de notas informativas sobre la NOM-035, opiniones e innumerables ofertas de servicios para cumplirlo. Estoy seguro de que la NOM-035 también significó la consolidación de un área en el sector de los servicios de consultoría.
No obstante, para las personas que tienen la encomienda de procurar su cumplimiento dentro de las empresas significa un reto más que hay que implantar en la empresa y posteriormente demostrar ante la ley que cumplimos al 100 con dicha normativa.
Y es que es precisamente la diferencia en la realidad de cada empresa lo que dificulta una estandarización en los “cómo”, pero, desde mi punto de vista, la NOM-035 es muy clara en los “qué” y muy flexible en los “cómo” sin caer en la ambigüedad o en una rigidez imposible de aplicar en distintos contextos.
Pero, eso sí, a la hora de presentar evidencias de su cumplimento hay que tener mucho cuidado de no cometer errores que puedan significar, como un efecto dominó, el surgimiento de problemas legales o el hallazgo inoportuno de otros problemas. Para ello nos centraremos en entender de manera rápida como podemos evidenciar que cumplimos con la NOM-035.
Me ha tocado muchas veces visitar empresas que ya cuentan con muchos elementos que la NOM exige, algunas de manera natural y otros en un esfuerzo por cumplir con dicha normatividad. Pero el problema que, en muchas ocasiones, tienen es que no saben si lo que tienen cumple, en qué nivel y ni cómo pueden evidenciar dicho cumplimiento.
Ahora, centrándonos en las evidencias. La NOM es muy clara y reiterativa a la hora de mencionar de qué forma podemos evidenciar nuestro cumplimiento, en algunos numerales es muy específica y en otras es a criterio de cada empresa. Los tipos de evidencia son los siguientes:
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Documental
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Fotográfica
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Testimonial
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Por observación
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Estadística
A continuación, explicaremos en que consiste cada una:
Evidencia de tipo Documental
Es aquella evidencia escrita que formalmente se utiliza para llevar un registro de un suceso que sirve como prueba de que el suceso se formalizó o que determinadas personas se dieron por enteradas o bien, participaron en él, también sirve para registrar estatus en un determinado tiempo sobre algún elemento en particular.
En el caso de la NOM-035 la evidencia documental que la NOM nos solicita es: La política de riesgos psicosociales, que es el documento dónde la empresa expresa su intención de procurar un entorno laboral favorable y mitigar los factores de riesgo psicosocial.
Aunque la NOM no especifica el formato, es una buena costumbre contar con una copia física del documento firmado por los directivos de la empresa y demostrar que los colaboradores están enterados de tal política mediante evidencia fotográfica de que se difundieron copias en tablones de la empresa o mediante correos electrónicos. Algunas empresas inclusive van más allá y cuentan con un acuse de enterado por parte de los colaboradores de que recibieron o consultaron la política.
Otros elementos para documentar de manera escrita es el protocolo de atención a acontecimientos severos (ATS), los portafolios de las personas que han acudido a él y/o han recibido atención psicológica a causa de un ATS, cuidando, en este último, de no registrar lo que en esas sesiones se trata y cuidando en todo momento la privacidad y/o el anonimato cuando lo amerite.
Porque me ha tocado ver empresas que casi presentan como evidencia la bitácora de las sesiones psicológicas. No hay que contravenir otras normativas y tener mucho cuidado. La idea es solamente evidenciar que, si hay mecanismos de atención y la gente se ha derivado cuando se presentó el caso y así lo acetó el colaborador, pero no lo que se ve en esas sesiones.
Sobre las medidas de prevención hay elementos que también se pueden documentar, aunque la NOM abre, en estos aspectos la opción a evidencias fotográficas. No obstante, si se quiere documentar algunas de las acciones hay que hacer referencia al numeral de la NOM que queremos evidenciar y justificarlo.
Sobre los cuestionarios vale la pena tener una copia digital o física del cuestionario que se aplicó y alguna carpeta foliada y referenciada, por ejemplo, una captura de pantalla de la plataforma mediante la que se aplicó si fue digital. En este caso, es válida la evidencia digital de los resultados a nivel estadístico o sea globales que se obtuvieron, ya sea en una hoja en Excel o los cuestionarios físicos.
Ojo, no es necesario evidenciar las respuestas individuales, solamente el que se haya aplicado, se haya comunicado e invitado a participar y los resultados obtenidos por centro de trabajo. Los detalles valen la pena para el análisis interno.
Lo que también recomiendo documentar formalmente son los protocolos de control de factores de riesgo producto de los resultados de los cuestionarios. Es decir, documentar por registro lo que se va a hacer para mitigarlos con las fechas, acciones y responsables encargados de ello, obviamente esto complementado con otro tipo de evidencias.
Ahora, una evidencia documental también puede estar integrada por otras evidencias, pero es la forma en la que se clasificó y justificó, normativamente hablando, lo que la hace formal.
Evidencia fotográfica
Sobre la evidencia fotográfica la NOM en sus anexos es muy clara sobre que numerales pueden evidenciarse así pero no cómo, y en este sentido recordemos que esto da una libertad sobre cómo se puede hacer. Una evidencia fotográfica es una evidencia visual que nos ayuda a reforzar, entre otras cosas, lo que se ha documentado por escrito.
Las evidencias fotográficas son muy útiles para documentar cuestiones rutinarias o evitar burocratizar elementos que no son necesario documentar formalmente. En la NOM-035 se exponen, también, en la sección de anexos que puede ser documentado fotográficamente.
Por ejemplo, documentar con fotos la política pegada en alguna pizarra o el día en que se dio la sensibilización a directivos es válido. He visto fotos de las personas contestando sus encuestas o de las campañas de difusión y son válidas. Habrá que ver el cómo etiquetarlas y procurar hacer referencia, en cada foto, a que numeral de la NOM-035 da cumplimiento.
Evidencias testimoniales
Son aquellas que se levantan a partir de entrevistas y parten de la percepción de los entrevistados que, en este caso, suelen ser colaboradores. Las evidencias testimoniales son muy importantes, aunque no determinantes, pero tienden, en mi experiencia, a tener una utilidad de validación.
Es decir, si uno presenta ante el inspector la carpeta de evidencias, pero lo que él oye de los colaboradores en las entrevistas está muy alejado de lo que vio en la carpeta puede hacer que tenga que mirar dos veces o hacer una revisión mucho más exhaustiva.
Obviamente en las entrevistas se cercioran de que son colaboradores elegidos de forma aleatoria y que tengan una antigüedad adecuada como para dar razón de lo que se está buscando comprobar.
Durante una inspección, como mencioné, la autoridad tiene facultad de entrevistar al azar a los colaboradores para ver si de primera saben que hay una política o si participaron en el cuestionario.
Tiene que ser un grupo lo suficientemente grande como para que sea válido, pero no tanto que sea inviable hacerlo. Entonces tengamos cuidado de que lo evidenciado en la carpeta sea congruente con la percepción de nuestros colaboradores.
Evidencia por observación
Esta se refiere a lo que el inspector o responsable interno puede corroborar en un recorrido al centro de trabajo. Y aquí puede salir a relucir asuntos de otras normas, pero en este caso uno puede darse cuenta sobre la situación de la empresa en lo que respecta a la NOM-035.
En este sentido, no queremos que cuando hagamos el recorrido los colaboradores se estén gritando o faltándose al respeto y si en nuestra carpeta de evidencias documentales y/o fotográficas decimos que hay carteles de concientización o pusimos la política en todos lados y eso no se ve pues, bueno, eso genera desconfianza.
Aunque la evidencia por observación aplica más a normas como la de seguridad e higiene en dónde si debe haber una lista que se corrobore mediante un recorrido, es importante procurar congruencia igual que en el tipo de evidencia anterior.
Con lo que respecta a la NOM no es un tipo de evidencia recurrente, pero si puede hacer que el inspector ponga el dedo en el renglón que le llame la atención.
Evidencia estadística
Muy bien, esta es más exclusiva de los cuestionarios para la identificación de factores de riesgo psicosocial. Se refiera a aquella evidencia con la que corroboremos que se aplicó el cuestionario, se muestreó de forma correcta como viene en la norma y que los resultados tengan consistencia estadística.
En el caso de que los cuestionarios sean modificados, la Norma 035 contempla una serie de pruebas estadísticas que debemos aplicar al cuestionario modificado, razón por la cual se recomienda no moverle y aplicarlo íntegramente como está en la norma, porque sí he visto empresas que quitan las preguntas que más les generan incomodidad y eso ya es meterse en un problema de cumplimiento serio.
Aquí yo recomiendo tener la base de datos, siempre cuidando la confidencialidad de los colaboradores, los resultados y el cómo se obtuvieron, y evidencia fotográfica de su aplicación, ya sea de manera digital o física. Si fue de manera física también es recomendable guardar las hojas de papel con los cuestionarios contestados.
Para finalizar
Hemos ayudado en muchas ocasiones a diferentes empresas, además de cumplir, a evidenciar el cumplimiento mediante manuales, formatos o carpetas que permitan a la autoridad ubicarse más fácilmente y a la empresa saber que hay que reforzar. Pues es importante tener bien integrado en esta norma y en otras todo lo necesario para defender su cumplimiento ante los inspectores.
Lo que sí hay que evitar es dar por hecho que los inspectores van a entender solo viendo o revisando documentos que solo nosotros entendemos, sin referenciarlos o justificarlos, que cumplimos con la normatividad. Evitar, también hacerlo en el último momento y procurar tener nuestra carpeta de evidencias actualizada.
Y si uno no sabe dónde está parado se vale preguntar, orientarse para ver que hace falta y en nuestro caso como podemos ayudarte. Pues sí he visto muchas empresas que a ciencia cierta cumplen, pero a la hora de demostrarlo flaquean y se enfrentan a problemas que se pudieron evitar.