Perfiles de Puesto: ¿qué son, cómo hacerlos?

¿Qué son los Perfiles de Puesto?

Los perfiles de puesto son descripciones concretas de las características, tareas y responsabilidades que tiene un puesto en la organización, así como las competencias y conocimientos que debe tener la persona que lo ocupe.

Un perfil de puesto no debe de ser un manual de operación o guía detallada. Lo que nos lleva precisamente al siguiente punto, ¿cuál es el objetivo de un perfil de puesto?

Objetivo de un Perfil de Puesto

El perfil de puesto tiene como objetivo principal facilitar a cualquier persona, interna o externa, tener un panorama general de la función del puesto dentro de la organización y las competencias y conocimientos requeridas de quien lo ocupa.

La función de un perfil de puesto es permitir a las organizaciones ordenar sus procesos de reclutamiento, operación, capacitación y planeación. Si analizamos estos cuatro procesos, nos daremos cuenta que el Perfile de Puesto tiene un rol fundamental en la vida de cada colaborador dentro de la organización.

• 1. Reclutamiento.
• El perfil de puesto ayuda a los encargados de reclutamiento en las organizaciones a saber rápidamente el objetivo del mismo y el perfil del candidato requerido para ocuparlo.
• Esto facilita la búsqueda en los lugares correctos, los procesos de entrevistas y la selección del mejor candidato.
• 2. Operación.
• Los perfiles de puesto facilitan a los equipos de trabajo a tener un mayor entendimiento del papel de cada puesto en lograr los objetivos del área.
• A los líderes y supervisores del área, les presentará una guía rápida de que KPIs medir de cada colaborador, permitiendo tener un seguimiento eficiente al desempeño y productividad de cada colaborador.
• 3. Capacitación.
• Identificar las competencias, conocimientos y habilidades que requiere la persona que ocupa un puesto permite crear planes de desarrollo enfocados en lo que tendrá un mayor impacto en beneficio del colaborador y de la organización.
• 4. Planeación Organizacional.
• El equipo directivo o gerencial, al momento de plantear cambios a la estructura organizacional, o decisiones de promociones u otros cambios en el personal, tendrán un gran soporte en poder consultar los perfiles de puesto.
• Se pueden tomar decisiones mucho más acertadas, y basadas en información sólida.

Secciones de un Perfil de Puesto

• 1. Descripción general del puesto.
• Lo primero que debemos de definir en un Perfil de Puesto es un resumen corto y preciso del puesto, y su razón de ser dentro de la organización.
• Esta sección debe de permitir a la persona que lea el perfil, ya sea un reclutador, candidato u otro colaborador, darse una idea rápida del rol que tendrá el puesto dentro de la organización.
• Algunos apartados importantes en esta sección son:
• Objetivo del puesto.
• Departamento al que pertenece.
• A qué puesto le reporta y que puestos le reportan.
• Clientes internos.
• Clientes externos.
• Entidades externas con las que se relaciona (gobierno, proveedores, accionistas, entre otros).
• 2. Perfil candidato.
• Una vez que definimos que objetivo tiene el puesto en la organización, es necesario saber que perfil debe de tener la persona que lo ocupe.
• Para esto debemos de contar con lo siguiente:
• Estudios.
• Conocimientos técnicos.
• Experiencia laboral.
• Otros Requerimientos (Certificados, Cursos, Idiomas, entre otros).
• Dentro de lo posible, debemos de evitar ser demasiado simplistas en estos requerimientos, y al mismo tiempo no ser en extremo detallistas. Recordemos que muchas cosas es posible aprenderlas ya en el trabajo. Y muchos requerimientos pudieran no ser críticos para el éxito de quien ocupe el puesto.
• 3. Competencias personales y profesionales.
• Después de conocer que conocimientos técnicos y experiencia debe de tener el colaborador que ocupe el puesto, continua el definir las competencias necesarias para que logre implementar estos conocimientos en su puesto y con su equipo de trabajo.
• Esto nos ayudará a poder seleccionar pruebas adecuadas a aplicar a los candidatos, así como generar mejores planes de desarrollo a los candidatos seleccionados.
• Algunos ejemplos de estas competencias son:
• Comunicación.
• Habilidad de delegación.
• Enfoque a resultados.
• Empatía.
• Actitud de servicio.
• 4. Indicadores de desempeño del puesto.
• Ya sabemos que objetivo tiene el puesto, quién debe de ocuparlo y que cualidades debe de tener. Ahora sigue el definir como se medirá si el colaborador que ocupa el puesto está cumpliendo con sus expectativas.
• Para esto es necesario alinear los objetivos del puesto con los de la compañía, y enlistar los resultados clave cuantificables sobre los cuales se medirá su desempeño.
• Para un puesto de ventas podría definirse en cantidad de citas, clientes cerrados, valor de venta, retención de clientes. Para un puesto de Recursos Humanos será bajar la rotación, aumentar la satisfacción laboral, disminuir los tiempos de contratación.
• Aquí lo que se busca es tener claro como se medirá si el colaborador está cumpliendo con lo que se espera del puesto.
• 5. Compensaciones y beneficios (opcional).
• Este apartado va sobre todo enfocado a la etapa de reclutamiento, en donde se debe de saber el tabulador del puesto, los requisitos de días trabajados, disponibilidad de viaje, entre otros.

Ventajas de usar Perfiles de Puesto

Los perfiles de puesto son el equivalente a un plano de construcción al momento de construir un edificio, nos brindan el sustento y la guía necesaria para que todos los colaboradores puedan contribuir en la obtención de los objetivos y metas de la organización.

• 1. Mejores procesos de contratación.
• El contar con perfiles de puesto claros, facilita el proceso de promoción de una vacante, y asegura que solo el personal calificado se acerque a pedir información.
• También ayuda a los reclutadores a poder analizar específicamente que deben buscar en los candidatos.
• 2. Mejores procesos de inducción.
• Una vez seleccionado el candidato adecuado, el perfil de puesto facilitará que el colaborador pueda entender rápida y claramente que se espera de el.
• 3. Facilita la comunicación entre los colaboradores.
• Para muchos jefes o supervisores, la labor de definir junto a sus reportes directos las tareas que cada uno debe desempeñar es un tema complicado, que con frecuencia lleva a desacuerdos y faltas de productividad. O peor aún, comentarios como: "me toca más trabajo a mi que a la otro persona en mi mismo nivel".
• Los perfiles de puesto sirven de apoyo para de una manera clara definir las tareas que cada colaborador debe desempeñar, y apoyar así a los jefes o supervisores a tener un mayor control sobre su área y facilitarles el gestionar y evaluar el desempeño de cada colaborador.
• 4. Impulsa el desarrollo de los colaboradores.
• Al momento de evaluar el desempeño de los colaboradores y al definir su plan de carrera, los perfiles de puesto sirven como un sustento para conocer las competencias donde cada colaborador debe buscar mejorar continuamente, y que nuevas áreas serían necesarias para conseguir futuros ascensos dentro de la organización.
• 5. Apoyan en la definición de salarios.
• Al contar con todos los requerimientos y características que debe tener un colaborador para ocupar un puesto, el proceso de definir el salario se vuelve más sencillo y equitativo en toda la organización.
• Además, nos permite ver las discrepancias entre diferentes puestos y sus salarios, si acaso existieran.
• 6. En casos de despido, sirven como sustento.
• Nunca es fácil tomar la decisión de despedir a un colaborador, pero al tener claro lo que se espera de ellos, los perfiles de puesto nos ayudan como sustento al momento de despedir a una persona por no llevar acabo sus labores de manera satisfactoria.
• 7. Ayudan a planear para el futuro.
• Cuando un directivo o gerente plantea los perfiles de puesto, le ayuda a incrementar sus conocimientos de la organización, y a planear cambios o estrategias para conseguir mejores resultados.