6 temas esenciales de capacitación para impulsar tu empresa
Hablar de capacitación en las empresas puede ser un tema complejo dada la cantidad de competencias y habilidades que requieren los puestos de trabajo.
En primera, hay que considerar que en una empresa las necesidades pueden ser innumerables; Esto significa que a la hora de plantearnos qué capacitar, cuándo y cómo hacerlo, terminamos abrumándonos al no saber cuáles de las habilidades que tenemos en las empresas son las que debemos priorizar.
Diagnóstico de necesidades de capacitación
Para resolver el problema expuesto, existen diagnósticos y evaluaciones para poder determinar qué temas debemos implementar como capacitación en la empresa, esto no siempre es sencillo. De hecho, los diagnósticos de necesidades de capacitación son necesarios, pero deben estar implementados por un experto en el tema.
Sin embargo, hay empresas que empiezan a introducirse en este tema y se preguntan: "¿Hay temas o habilidades en las que yo pueda empezar a capacitar a las personas y que sean un común denominador en el mundo laboral?" De hecho, los hay, pero hay que tener mucho cuidado a la hora de ver las particularidades.
La idea de este artículo es hablar un poco de los temas de capacitación que sí tienden a ser frecuentes o comunes en las empresas. Temas en los que ya podemos empezar a trabajar.
No obstante, habrá que ver más adelante cuáles son las particularidades o cuáles son las necesidades específicas de cada empresa para poder afinar la capacitación del capital humano.
¿En qué temas debo empezar a capacitar a mi personal?
Aunque, como se dijo, estos temas son diversos; la idea es abordar aquí seis temas en los que puedes empezar a capacitar a tu personal y que, sin duda alguna, van a tener un impacto positivo en la productividad del capital humano y en las competencias que estos ejercen en sus puestos de trabajo:
1. Administración del tiempo
Es importante capacitar a las personas en cómo administrar el tiempo, cómo distribuir las cargas de trabajo y cómo disciplinarse y organizarse a la hora de gestionar su proceso de trabajo. Ahora, hay que considerar dos circunstancias cuando se trata de administrar el tiempo:
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Cuando hay procesos rígidos
Algunas empresas cuyos procesos de trabajo son fijos y estandarizados y exigen tiempos estimados, y estas con mayor razón deben capacitar a sus colaboradores con base en estos procesos.
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Cuando hay procesos flexibles
Hay otras empresas en las que el trabajo depende más de la autonomía del colaborador y de los resultados. Es decir, cuentan con procesos más flexibles que dependen mucho de la manera en que cada uno se organiza.
Entonces, cuando los colaboradores no saben cómo gestionar o administrar su tiempo o distribuir dichas cargas de trabajo, esto puede generar latencias o riesgos de que los resultados no se entreguen de la forma o en los tiempos esperados.
No significa que los colaboradores sean incompetentes en esto; muchas veces significa que diferentes colaboradores tienen distintas técnicas o modelos para la gestión del trabajo que pueden ser muy efectivas por si solas pero incompatibles entre sí.
Este tipo de capacitaciones ayuda a homologar la manera en que las personas distribuyen dicho trabajo, de tal forma que esto sea armónico y que se puedan sincronizar los tiempos, los esfuerzos y alinear los procesos dentro de un equipo de trabajo. Esto va a permitir:
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Optimizar y controlar tiempos
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Mejorar resultados de calidad
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Visibilizar lo que se está haciendo
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Estandarizar procesos
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Prevenir riesgos.
Este tipo de capacitación bien hecha tiene impactos positivos en la productividad de las empresas, el clima organizacional y en la calidad de los resultados, además mitiga factores de estrés y burnout.
2. Comunicación efectiva
Cuando hablamos de comunicación efectiva nos referimos precisamente a la efectividad con la que un mensaje es entendido con base en lo que se quería transmitir.
No solo nos referimos a cómo debe transmitir una persona un mensaje de manera oral o escrita, que es muy importante, sino también al dominio de los medios para hacerlo.
Los procesos de comunicación también nos ayudarán a que dichos mensajes sean entendidos de manera clara, como el emisor quiso que se entendieran. Esto es fundamental en esquemas de liderazgo vertical y horizontal a la hora de atender instrucciones, comprender estándares de calidad, los alcances de un servicio o las características de un producto.
La mayoría de los conflictos organizacionales en las empresas son causados por falta de comunicación o problemas en la misma. El 60% de los problemas empresariales son consecuencia de una mala comunicación según Peter Drucker. Para ello, es importante saber cómo:
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1. Formalizar dichos procesos de comunicación, es decir, como escribir un correo, como agendar una reunión.
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2. Tener criterio y la capacidad de distinguir cómo transmitir su mensaje, en qué momento, por qué vía y asegurarse de que el mensaje se entienda como ellos quieren.
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3. Dominar los diferentes medios para comunicar como la redacción de corros, informes, Comunicados, uso de plataformas, etc.
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4. Apegarse a los lineamientos y políticas de la empresa y sobre todo proteger la información de esta.
3. Atención al cliente
Cuando se habla de atención al cliente, estamos hablando de una competencia muy importante y al a vez muy infravalorada, el servicio.
El servicio debe ser una competencia priorizada en los procesos de reclutamiento y capacitación. La atención al cliente es muy importante en todas las empresas, pues no importa si los puestos de trabajo no tienen contacto con los clientes externos, todos, en alguna medida, dan atención a otros miembros de la empresa o equipos de trabajo.
Entonces, ante la existencia de clientes internos y externos, es importante establecer procesos para su correcta atención y para la satisfacción de sus necesidades, de tal forma que los colaboradores sean capaces de enfocarse en resultados y en la satisfacción de sus clientes con la finalidad de crear flujos de trabajo mucho más fluidos.
Si las necesidades del cliente interno no se satisfacen, es muy probable que el objetivo se vea obstaculizado por la necesidad de los colaboradores de ser ellos quienes al final encuentren solución a temas en los que probablemente no se especializan o a los que no deberían dedicarle tiempo o esfuerzo, generando gastos, conflictos y riesgos innecesarios a la hora de cumplir los objetivos.
Por eso es importante que las empresas empiecen a plantear la capacitación de los colaboradores en la atención al cliente, tanto interno como externo.
Cuando el cliente es externo, aquí el riesgo es mayor, porque el conflicto que pudiera surgir ante una mala atención a un cliente externo se traduce en mala publicidad, una mala reputación y, por lo tanto, en un menor flujo de ventas que impacta directamente en la rentabilidad de la empresa.
4. Seguridad en el trabajo
El tema de seguridad en el trabajo es obligado en todas las empresas. Aunque no todas las empresas tienen las mismas necesidades al respecto, es un tema que, en términos generales, atiende al cumplimiento de normatividades como la de seguridad e higiene y, sobre todo, también impacta directamente en el bienestar de los colaboradores.
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En entornos industriales:
En el entorno industrial, este tipo de capacitaciones son necesarias y deben impartirse por un experto que esté certificado en las diferentes normas de seguridad existentes para cada caso.
Además, se deben tomar en cuenta las instalaciones, maquinarias y demás áreas de riesgo.
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En entornos corporativos
Inclusive en los entornos corporativos es muy importante capacitar a las personas en temas de seguridad en el trabajo, como cómo reaccionar ante ciertos eventos, emergencias y qué hacer en caso de un accidente; que puede pasar independientemente de si existen maquinaria o simples escritorios.
Capacitar en seguridad en el trabajo atiende a la necesidad de prevenir daños a las personas, mitigar el riesgo de que les suceda algo en términos físicos e inclusive psicológicos.
Al final, garantizar la seguridad en un entorno de trabajo es quitar una preocupación más en los colaboradores para que puedan enfocarse en lo que realmente tienen que hacer.
5. Paquetería Office u ofimática
Hoy en día es difícil encontrar una industria o empresa que no dependa en cierta medida de procesos digitales, del uso de software o de internet. Uno de los primeros temas en los que recomiendo capacitar a las personas es el uso de la paquetería Office.
¿Por qué es esencial la paquetería Office?
La paquetería Office es fundamental en las operaciones diarias de muchas empresas. Aunque la más común es la de Microsoft, existen otras opciones como Open Office o Google Docs. Sin embargo, manejar estas herramientas a un nivel avanzado no es tan común como uno desearía.
Paquetería Office: Un Conocimiento Básico
Un común denominador al evaluar el uso de estas herramientas en las empresas es que muchas personas tienen un conocimiento muy básico. Durante entrevistas y en currículos vitae, es frecuente ver que los candidatos afirman tener un nivel avanzado, pero la realidad suele diferir.
Ahora esto es muy importante porque cunado los colaboradores comienzan a dominar estos softwares podemos observar impactos positivos de manera inmediata:
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Mejores tiempos
El correcto manejo de estas herramientas puede tener un impacto directo en el tiempo y la calidad del trabajo. Por ejemplo, tareas que normalmente toman días pueden reducirse a horas si se saben utilizar correctamente.
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Calidad de los Entregables
El uso competente de paqueterías Office no solo mejora la eficiencia, sino también la presentación de los trabajos. Cuando las personas saben manejar bien diapositivas o hojas de texto, los entregables tienen una calidad mucho mayor, lo que también beneficia la imagen de la empresa ante clientes externos.
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Capacitación como Inversión
Invertir en capacitar a las personas en el uso correcto de software tiene un impacto positivo en los tiempos de entrega y la calidad de los proyectos. Es crucial asegurarse de que los colaboradores no solo tengan el conocimiento, sino también la confianza para implementar lo aprendido.
Por increíble que parezca, el uso correcto de paqueterías Office es una competencia difícil de encontrar. Asegurarse de que los empleados desarrollen estas habilidades puede marcar una gran diferencia en la eficiencia y efectividad de una empresa.
6. Tecnología y herramientas digitales: Inteligencia Artificial
El siguiente tema de capacitación tiene que ver con el uso de tecnologías y herramientas digitales.
Hoy en día muchos trabajos están ligados directamente a cómo se utilizan herramientas digitales y estos aumentan a media en que aumenta las necesidades de las empresas. Necesidades como:
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Administrar y resguardar datos mediante la nube
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Sincronizar procesos de manera remota
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Mayor coordinación y seguimiento de objetivos
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Seguimiento a procesos y evaluación
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Automatización de tareas
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Análisis y estudios más objetivo
Para ello el domino de estas herramientas y la implementación de Inteligencia artificial es fundamental pues existen plataformas que permiten la gestión del trabajo y los procesos de tal forma que podamos tener visibilidad sobre en qué fase se encuentra un proceso y qué nivel de cumplimiento tiene un objetivo.
En procesos de investigación, estas herramientas son poderosas, dado que nos ayudan a obtener la información que requerimos para tomar decisiones, estimar riesgos, estudiar al mercado o generar leads de ventas.
El gran problema con la inteligencia artificial está en comprender los alcances y delimitar las fronteras éticas de su uso. Una vez superado dicho problema entonces las empresas pueden abrirse en un mar de posibilidades para hacer más eficientes sus procesos, pero va a depender del nivel de dominio de su personal y de cómo entienden esos alcances y delimitaciones.
Para reflexionar
La capacitación en estos seis temas, desde la administración del tiempo hasta el uso de la inteligencia artificial, no solo mejora la eficiencia y la productividad en las empresas, sino que también promueve un ambiente de trabajo más armonioso y seguro. Implementar estos programas de formación es una inversión en el futuro de la empresa y en el bienestar de sus colaboradores.
Sin embargo, estos temas no son los únicos y abordaremos en otros artículos algunos de utilidad.
Te invitamos a reflexionar sobre las necesidades específicas de capacitación de tu organización y a considerar cómo estos temas pueden ser adaptados para satisfacerlas.
Asimismo, te animamos a explorar otros artículos y recursos que hemos preparado para profundizar en cada una de estas áreas y ayudarte a implementar programas de capacitación efectivos y enriquecedores.