7 ventajas de usar plataformas de gestión de objetivos y resultados
El Desafío del Trabajo Moderno
Vamos a hablar sobre la importancia que tiene el usar plataformas de gestión de resultados, desempeño u objetivos.
Hoy en día, los procesos de trabajo se han vuelto más complejos, especialmente con la llegada del home office, lo que hace difícil, debido a la carga de trabajo, la distancia y la complejidad de estos procesos, llevar un seguimiento puntual, objetivo y en tiempo real de lo que sucede dentro de la empresa.
Por esto, es muy importante empezar a implementar modelos de gestión de desempeño, cumplimiento de objetivos y resultados, que nos permitan tener una visibilidad en tiempo real del nivel de avance de nuestros proyectos, qué se está haciendo, el nivel de cumplimiento de objetivos o si realmente los esfuerzos suman al cumplimiento de un objetivo general.
Ventajas en el uso de plataformas de gestión de resultados
Si bien hay empresas que utilizan diferentes modelos de objetivos y resultados, como los OKR o KPI, en este sentido la idea de este artículo es abordar la necesidad de que las empresas puedan llevar un chequeo o seguimiento del cumplimiento, los resultados y los avances que se llevan.
Por ello, el surgimiento de plataformas digitales que nos ayudan a automatizar o acortar las distancias para la realización de diferentes tareas se presenta como una alternativa para poder cumplir con esta necesidad.
Antes para poder llevar un seguimiento sobre lo que se estaba haciendo y el cumplimiento de objetivos de la empresa, teníamos que valernos de observaciones directas, recopilación de entregables, evaluaciones por parte de los líderes, reuniones o reportes periódicos que no siempre llegaban en el tiempo deseado.
Además, todo esto generaba una carga de estrés y distraía los colaboradores pues tenían que dedicar tiempos para pensar, redactar, integrar y presentar sus informes o asistir a reuniones en vez de estar concentrados en su operación.
A continuación, se presentan 7 ventajas que podemos encontrar en el uso de plataformas para la gestión de tareas y objetivos.
1. Sincronización y coordinación
Una plataforma digital para el seguimiento de objetivos y resultados permite, en primera instancia, acortar las distancias. Es decir, no importa si en una empresa con instalaciones grandes tiene oficinas separadas, si hay un esquema de home office en donde los colaboradores trabajan desde su casa, o cuando hablamos de empresas cuyas sucursales o unidades de negocio están esparcidas dentro de una región.
Una plataforma de gestión de objetivos ayudará a que, independientemente de esto, las personas puedan estar sincronizadas, tener información en tiempo real y puedan reportar sus resultados, de tal forma que podamos tener una visibilidad a nivel gerencial o directivo.
2. Coordinación de tareas
La coordinación permitirá que se sincronicen los procesos de trabajo entre diferentes áreas, personas o ubicaciones, de tal forma que, de manera sincrónica, las personas puedan ir reportando lo que se está haciendo.
Esto también permitirá que puestos de trabajo que forman parte de un proceso mayor puedan saber en qué momento deben entrar para continuar con su parte del proceso.
Un ejemplo de esto se encuentra en los departamentos comerciales: El hecho de poder reportar en una plataforma de gestión que ya se ha cerrado una venta es mandarle un mensaje a la parte operativa de que debe comenzar a operar el servicio, producir el producto en cuestión, o que hay que ponerse en contacto con el cliente.
3. Automatización y Recordatorios
Al mismo tiempo, conocer los avances de un producto o servicio puede permitir a otros departamentos, como logística o diseño, estar preparados para saber en qué momento deben entrar a hacer su parte.
Otra de las ventajas en este sentido es la facilidad y lo intuitivo que pueden ser este tipo de herramientas. Una herramienta de gestión de talento puede ser intuitiva en el sentido de que no necesita mayor explicación o una capacitación muy extensa.
Hay plataformas que son demasiado intuitivas y que se explican por sí mismas. Además, su facilidad de uso permite que las personas no gasten tanto tiempo en poder reportar sus resultados y dar seguimiento sobre el avance de sus procesos de trabajo.
Es por lo que esta facilidad no se compara en tiempo ni en esfuerzo a la generación de reportes que, de otro modo, significaba dedicarle un tiempo valioso para poder tenerlos en tiempo y forma. Inclusive, estas plataformas nos permiten generar reportes de manera automática.
4. Conciencia y estrategia
Con base en lo anterior, la automatización también es muy importante. El poder mandar recordatorios a las personas para que puedan actualizar sus avances o procesos, automatizar informes, estadísticas, el poder automatizar el cambio en objetivos, tareas o procesos, permite a las personas que forman parte de un proceso de trabajo estén al tanto de los cambios, solicitudes o requerimientos necesarios de manera inmediata.
No necesitamos esperar a que haya un memorándum, un comunicado o un replanteamiento de los objetivos generales y que se tengan que bajar hasta los puestos más operativos para que esto tenga mayor eficiencia, sino que esto se puede dar de instantáneamente.
No obstante, siempre hay que tener cuidado de cómo comunicamos y habrá que evaluar los momentos en los que se debe tener una reunión o valerse de otras herramientas para hacerlo.
5. Resultados tangibles
La plataforma para la gestión de objetivos y resultados también nos permitirá hacer conciencia, a nivel colaborador, para que cada uno de nosotros podamos tener claridad sobre nuestro avance y el cumplimiento de nuestros objetivos.
A nivel estratégico, nos dará una visibilidad sobre las decisiones que se deben tomar o sobre la dirección en la que está avanzando la empresa.
También es importante poder visualizar estos resultados y es mucho más fácil ver si estos resultados corresponden con lo que uno está observando en la realidad. Al mismo tiempo, sirve para recordar en qué momento hay que redoblar esfuerzos o para tranquilizarnos si nuestro avance ha sido mayor que el esperado.
6. Premios y Compensaciones
Otra ventaja de una plataforma es que facilita mucho los modelos de premios y compensaciones.
Nos permite saber, a priori, un resultado sobre el desempeño de los colaboradores, saber si los colaboradores aumentan su productividad, quiénes son los colaboradores con mayor desempeño y cuáles son los procesos de trabajo más difíciles o que más dificultades están experimentando.
Esto ayuda a alimentar los modelos de compensaciones para poder premiar a aquellos colaboradores que muestran un desempeño sobresaliente y ver cómo apoyar, ya sea con capacitaciones o con recursos adicionales, a las personas que probablemente se han estancado en dichos indicadores.
7. Potencial Estratégico
Como se ha mencionado antes, el valor estratégico que tienen este tipo de plataformas es muy grande. El potencial que se puede extraer de ellas puede ser incalculable en términos de permitir al tomador de decisiones hacer ajustes en cómo se está gestionando la empresa.
Cuando esto se complementa con un modelo de OKR, por ejemplo, nos permite tener un mayor control de la estrategia y cómo esta se está traduciendo en tácticas y actividades operativas.
Además, permite observar si nuestros procesos de trabajo están optimizados o si habrá que hacer ajustes para elevar la productividad o la rentabilidad de nuestras empresas.
Recomendaciones para la Implementación
El uso de este tipo de plataformas es recomendable. Si bien es normal que las empresas ya estén implementando modelos de KPI o ya den seguimiento al desempeño de los colaboradores, una forma de llevarlo al siguiente nivel o procurar que esto se mantenga a mediano y largo plazo es mediante la implementación de una plataforma.
Sin embargo, es muy importante atender las particularidades y necesidades de cada empresa para que estas plataformas estén configuradas y se ajusten a dichas necesidades, de tal forma que sean más intuitivas, más fáciles de usar y que aporten un mayor valor estratégico, táctico y operativo a las empresas.
Por ser una herramienta sencilla e intuitiva la curva de aprendizaje para dominarla es corta y permite implementarla en cualquier momento. Es por lo que se recomienda dar los primeros pasos para hacerlo.