Organigramas: Guía Completa para Entender y Diseñar tu Organización
En el vasto mundo de las organizaciones, donde cada pieza juega un papel crucial para el éxito colectivo, entender la estructura interna puede ser tan vital como la visión empresarial misma.
¿Alguna vez te has preguntado cómo una empresa orquesta sus operaciones diarias? ¿Cómo sabe cada miembro su rol y su lugar en el gran esquema corporativo? La respuesta a estas preguntas radica en una herramienta indispensable: el organigrama.
¿Qué es un organigrama y en qué consiste?
Un organigrama es la representación gráfica o escrita de la estructura organizacional de una empresa. En él se expresan los puestos de trabajo, las jerarquías y las áreas o departamentos en que se agrupan las personas y equipos de trabajo.
Claro esta definición se puede quedar corta cuando se exploran sus distintas aplicaciones y las estructuras organizacionales que representan.
Existen organigramas muy complejos resultado de toda una historia de operaciones, estrategias y crecimiento, por lo general en empresas con muchos años de existencia o que han experimentado un alto crecimiento.
Aunque unos identifican como el primer organigrama moderno el de Daniel McCallum (1815-1878) para una empresa de ferrocarriles. Ya desde la Edad Media existen representaciones gráficas de las jerarquías en la manera en que se organizaba la sociedad, la nobleza o los ejércitos.
No obstante, tras la consolidación de las empresas modernas en el siglo XIX, fue en el siglo XX y las dos décadas del siglo XXI cuando estos comenzaron a ser parte fundamental de la estrategia de las empresas con el fin de tener un mapa para visualizar el recurso humano con el que se cuenta y como está predispuesto.
¿Para qué sirve un organigrama?
Un organigrama sirve para tener una visión general de cómo se estructura una organización o, al menos, de cómo se debería estructurar. Es por ello que el organigrama brinda un parámetro de organización que indica el deber ser de la misma y que ayuda a mantener orden en la manera en que interactúan las personas, se legitiman los liderazgos y se identifican los colaboradores con sus puestos de trabajo y roles, además de formalizar todo lo anterior.
En niveles ejecutivos y estratégicos la utilidad del organigrama radica en la congruencia que hay en este con los procesos de trabajo y los objetivo a alcanzar.
Esto significa que la forma en que se estructura la empresa debe facilitar los procesos de trabajo, la comunicación y el liderazgo, lo que hace al organigrama dependiente de estos.
Cuando hay un cambio en los objetivos o una actualización en los procesos siempre habrá que preguntarse si el organigrama responde a ellos y de no ser así adecuarlo para que lo haga.
Para los mandos medios, el organigrama ayuda a ubicar e identificar sus equipos de trabajo, clientes internos o áreas alimentadoras a su proceso.
Además de que ayuda a validar y formalizar su liderazgo, lo cual es muy importante en equipos dónde los procesos implican relación con múltiples actores internos o externos.
En niveles operativos el organigrama sirve para dotar de identidad a las personas en cuanto al puesto de trabajo y rol que desempeñan en la empresa, además de ubicar a sus líderes y pares, a fin de evitar conflictos organizacionales, de comunicación o liderazgo.
¿Cuáles son los tipos de organigrama que existen?
Existen diversos tipos de organigramas y su diseño suele depender de las necesidades organizacionales que atiende. Podemos encontrar 4 principales tipos; Organigrama Vertical o Jerárquico, Organigrama Horizontal o plano, Matricial y Circular.
Sin embargo, por su diseño, forma de representación o por las particularidades de cada organización estos pueden variar en un sinfín de versiones.
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1. Organigrama Vertical
El organigrama vertical prioriza el orden jerárquico en el que se estructura una organización razón por la cual también se le llama “Organigrama jerárquico”.
Aunque la mayoría de los organigramas muestran algún grado de jerarquía en este tipo de organigrama lo que se busca representar el dicho orden jerárquico, mostrando en la parte superior el puesto de mayor jerarquía por lo general de la Dirección General siguiendo de las o los directores de área o en su caso gerentes, para posteriormente representar a mando medios como supervisores y/o coordinadores y finalmente a personal operativo que no tiene gente a su cargo.
Los organigramas verticales son útiles para representar estructuras dónde el liderazgo tiene un gran protagonismo en los procesos de trabajo.
Por ejemplo, en estructuras en dónde los procesos de trabajo aun no están tan estandarizados o el personal no ha adquirido un nivel de autonomía suficiente para no depender tanto del líder. Esto es común en empresas nuevas y en expansión
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2. Organigrama horizontal
El organigrama horizontal se caracteriza por descentralizar el orden jerárquico y acercar a todos los colaboradores, en medida de lo posible, al centro de poder o toma de decisiones en la empresa.
Aquí los niveles jerárquicos se reducen o al menos las personas que están en los niveles base.
Este tipo de organigrama responde a procesos de trabajo que requieren mayor autonomía por parte de los colaboradores, o que buscan involucrarlos más en la toma de decisiones.
Si bien no siempre significa la ausencia de líderes si tiende a ponerlos con un rol de coordinador entre los colaboradores que participan en los procesos de los que están a cargo.
Por ejemplo, los equipos comerciales o las empresas de servicio de atención al cliente o consultivas tienden a tener este tipo de organigramas, aunque depende más de la cultura organizacional y la autonomía en los procesos de los colaboradores.
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3. Organigrama Matricial
El organigrama de estilo matricial busca agrupar la estructura organizacional en equipos de trabajo o áreas que se especializan en un determinado proceso, a menudo estas áreas pueden tener su propia organización interna según sus necesidades.
Este tipo de organigrama no contradice al organigrama jerárquico u horizontal, simplemente prioriza el agrupamiento del personal según el proceso, área o región en el que ejercen sus puestos de trabajo.
Este tipo de organigramas son útiles en empresas descentralizadas geográficamente, como empresas de retail donde cada región representa en si misma una organización autónoma pero dependiente a un centro.
También es común verlas en empresas con diferentes unidades de negocio o productos.
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4. Organigrama circular
El organigrama circular es un poco más raro y en ocasiones se asemeja al organigrama horizontal en términos de descentralización del poder y la toma de decisiones en la organización.
Aunque este es ideal para representar organizaciones autónomas que dependen de un centro de decisión principal, por ejemplo, en corporativos que aglutinan en torno a ellos empresas de distintos giros o unidades de negocio con diferentes grados de especialización.
Busca representar un ecosistema en el que cada parte es en si mismo un sistema organizacional.
¿Cómo diseñar un organigrama?
Antes de diseñar un organigrama eficiente habrá que representar el organigrama que ya existe de facto en la empresa, a fin de establecer un punto “A” de inicio, para posteriormente y diseñar el organigrama estratégicamente deseado como un punto “B” al que se quiera llegar.
Teniendo en cuenta lo anterior podemos hacer lo siguiente:
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Paso 1: Identificar posiciones y roles clave
Primero, hay que determinar las relaciones de reporte existentes y las jerarquías en diferentes niveles y departamentos. Recopila comentarios de las partes interesadas clave, como los jefes de departamento y los líderes de RR.HH., para garantizar que los roles y las estructuras de reporte estén representados con precisión.
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Paso 2: Elegir el tipo de organigrama
Posteriormente se deben seleccionar uno de los tipos de organigrama según la realidad operativa de la empresa. Si el organigrama que se quiere dista un poco de la realidad operativa habrá que justificar su necesidad y planear la transición.
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Paso 3: Seleccionar herramientas para su construcción
Hay muchas formas de graficar un organigrama, primero se recomienda hacerlo por escrito es decir tener una lista de los puestos agrupados por área y ordenados jerárquicamente. Después se pueden proyectar con una herramienta como la que ofrece Integratec para tener un organigrama interactivo y fácil de actualizar.
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Paso 4: Empezar de lo general a lo particular
Es importante que el organigrama también represente la jerarquía de objetivos, y empecemos primero por los puestos directivo la áreas que lo componen antes de abordar cada una de ellas y graficar sus departamentos y la distribución del personal en ella.
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Paso 5: Homogenizar nomenclaturas y puestos
Es importante dar congruencia a las nomenclaturas de los puestos, es decir acordar que los mandos medios de cierto rango serán llamados coordinadores y sus superiroes gerentes.
Evitemos tener nombres distintos para cada departamento por ejemplo que en uno se le llame supervisor a una persona con gente a su cargo y en otro con las mismas características se le llame jefe.
Solo si las particularidades del puesto lo permiten habrá que diferenciarlos.
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Paso 6: Contemplar un diseño fácil de leer e intuitivo
Esto significa que el organigrama se explique por si mismo en la medida de lo posible. Hay que procurar simplificarlo lo más que se pueda y evitar diseños complejos y poco justificados.
Debe tener un diseño atractivo para que el lector pueda detenerse a descifrarlo y entenderlo. Esto también contempla considerar el formato para el que esta destinado, ya sea para exhibirlo en un cuadro, para anexarlo a algún informe o para consultarlo en línea de forma interactiva.
Errores a evitar
Un error muy común a la hora de diseñar un organigrama es no tomar en cuenta las realidades operativas de la empresa, tales procesos de trabajo, interacciones o la forma en la que naturalmente la empresa se ha organizado.
Si bien el diseño de un organigrama se presenta como una oportunidad para pulir de errores y vicios organizacionales la estructura de la empresa, este no puede ser ajeno a los procesos de trabajo existentes.
Salvo que exista un proyecto de gestión del cambio en el que se pretendan establecer nuevos procesos lo cual debe ser meticulosamente planeado y ejecutado.
Es frecuente encontrar organigramas que fueron diseñados a partir de los ejemplos que brindan otras empresas y aunque estás puedan ser un referente en su ramo, exportar el diseño estructural de una organización sin tomar en cuenta lo antes mencionado y su cultura de trabajo es forzar a que toda la organización quepa en algo que simplemente está diseñado para otra realidad operativa y organizacional.
Para finalizar
En resumen, un organigrama no es solo una representación gráfica de la estructura de una organización, sino una herramienta vital para entender y optimizar las relaciones y procesos dentro de la empresa.
El tipo de organigrama que se elija debe reflejar las necesidades y cultura específicas de la organización, permitiendo así una mejor alineación con los objetivos estratégicos.
>Diseñar un organigrama eficiente requiere una comprensión profunda de la realidad operativa de la empresa y, al mismo tiempo, una visión clara de hacia dónde se quiere llegar.
En última instancia, un organigrama bien elaborado facilita la comunicación, mejora la eficiencia y fortalece la cohesión organizacional, contribuyendo al éxito y crecimiento sostenido de la empresa.